Webbasierte Lösungen helfen Selbstständigen und kleinen Unternehmen, ihre Buchhaltung zu vereinfachen. Belege werden abfotografiert, Angebote mit wenigen Klicks erstellt und Rechnungseingänge automatisiert abgeglichen. Auch den Steuerberatern erleichtern die Lösungen die Verwaltungsarbeit. Sie können sich in die Buchhaltung ihrer Mandanten einloggen, Buchungen direkt im System kontrollieren und gegebenenfalls korrigieren. Außerdem lassen sich Daten im DATEV-Format exportieren. Sie können anschließend in die Kanzleisoftware eingespielt werden. Einige Lösungen bieten sogar eine direkte Schnittstelle für die automatisierte Daten-Übertragung zwischen Mandant und Steuerberater.

Angebote erstellen, Rechnungen schreiben, Zahlungseingänge zuordnen: Insbesondere für Freiberufler, Selbstständige und kleine Firmen ist dies eine eher lästige Pflicht. Und es kann schnell unübersichtlich werden. Der Online-Anbieter stellt seine Rechnung auf einem Portal digital zur Verfügung, der E-Mail-Provider schickt seine Rechnungen per Mail. Gleichzeitig fallen Papierbelege an, beispielsweise für den Einkauf von Arbeitsmaterial. Auf der Einnahmeseite ist es meist ebenso unübersichtlich. Es müssen Rechnungen geschrieben, Zahlungen angemahnt und Zahlungseingänge richtig zugeordnet werden. Wer dies ohne Buchhaltungsabteilung in Eigenregie leistet, weiß, dass es harte Arbeit ist. Arbeit, die vom Kerngeschäft abhält.

Mit webbasierten Buchhaltungs-Tools zur Lösung

Webbasierte Buchhaltungs-Tools nehmen diesen lästigen Verwaltungsaufwand ab. Das Besondere daran: Sie funktionieren Cloud-basiert. Das bedeutet: Der Anwender muss keine Software auf seinem Rechner installieren. Er benötigt lediglich einen Internetzugang, einen Webbrowser und seine Zugangsdaten. Damit kann er sich in seine Lösung einloggen. Alle Daten und das Programm liegen in einer sicheren Internet-Cloud des Anbieters. Der Vorteil daran ist, dass der Zugang von überall und mit jedem Endgerät erfolgen kann.

Unterschiedlichste Angebote auf dem Markt

In Deutschland gibt es knapp zwei Dutzend Anbieter solcher Lösungen. Die Funktionsbreite der Angebote ist hoch – vom einfachen Tool zur Rechnungserstellung über klassische Buchhaltung bis hin zu umfassenden Lösungen inklusive Kassenbuch und Lagerverwaltung. Die Kosten der Lösungen richten sich in der Regel nach dem gewählten Funktionsumfang. Entsprechend sind die Preise der Anbieter meist gestaffelt. Gezahlt wird keine einmalige Lizenz, sondern eine monatliche Nutzungsgebühr. Üblich sind zwischen 5 und 20 EUR pro Monat. Einige kleine Lösungen sind sogar komplett kostenfrei. Nutzer sollten bei der Auswahl ihres Systems darauf achten, dass die angebotene Leistung zum eigenen Aufkommen passt. Die Anzahl der Dokumente, die Anzahl der Kunden, die Anzahl der Nutzer und der verfügbare Speicherplatz sind je nach Anbieter und gewähltem Paket unterschiedlich limitiert.

Sicherer Zugang von jedem Gerät an jedem Ort

Zu den Basisfunktionen aller Lösungen zählt das Erstellen von Angeboten und Rechnungen. Mit wenigen Mausklicks lassen sich individuelle Rechnungen erzeugen. Das Layout ist anpassbar. So lässt sich durch das Platzieren eines Logos beispielsweise eine Rechnung oder ein Angebot im Corporate Design erzeugen. Besonders viel Zeit kann gespart werden, wenn mit der Lösung auch wiederkehrende Posten bearbeitet werden, sog. Abo-Rechnungen. Einmal angelegt, werden sie regelmäßig automatisiert erstellt und können mit einem Mausklick oder sogar vollautomatisiert verschickt werden.

Um Zahlungseingänge den Positionen zuzuordnen, verfügen fast alle Lösungen über einen sog. Bankabgleich. Mussten früher Kontoauszüge exportiert und in die Lösung importiert werden, erfolgt dies heutzutage automatisiert über Schnittstellen. Mit wenigen Mausklicks wird das Buchhaltungstool mit dem Bankkonto verknüpft. Ist dies geschehen, werden Zahlungseingänge automatisch den passenden Rechnungen zugeordnet. Offene Rechnungen können so auf einen Blick erkannt werden. Einige Buchhaltungslösungen haben auch ein Kassenbuch integriert, bzw. ist es in bestimmten Nutzungspaketen verfügbar. Diese Funktion ist z. B. für Gewerbetreibende relevant, um alle bar bezahlten Geschäftsvorfälle zu dokumentieren.

Das Ende der Schuhkartons und Pendelordner

Einer der größten Vorteile der Cloud-basierten Buchhaltung ist die Belegerfassung. Sie erfolgt digital – und oft sogar ortsunabhängig. Bei vielen Anbietern sind neben der webbasierten Software auch passende Smartphone-Apps Bestandteil der Lösung. Mit Hilfe dieser Apps können die Belege fotografiert und so im System abgespeichert werden. Wer beispielsweise im Großmarkt Arbeitsmaterialen gekauft hat, kann den Kassenzettel noch vor Ort mit der App fotografieren und diesen Beleg digital im System ablegen. Einige Lösungen verfügen zudem über eine nutzerspezifische E-Mail-Adresse. An diese Adresse kann der User seine Rechnungen als E-Mail-Anhang schicken. Sie werden vom System erkannt und automatisch hinterlegt. Wer also auch unterwegs Rechnungen sammelt, sollte sich ein Lösungspaket zulegen, dass eine entsprechende Smartphone-App für die Belegerfassung beinhaltet. Solche Applikationen werden in der Regel sowohl für Apples iOS als auch für das Betriebssystem Android angeboten, das beispielsweise auf Samsung-Smartphones zu finden ist. Sie können in den jeweiligen App-Stores heruntergeladen werden.

Die Erkennungstechnologien sind heute sogar so weit entwickelt, dass sie aus Rechnungen im PDF-Format automatisch Betrag und Mehrwertsteuersatz erkennen und sie der richtigen Kategorie zuordnen können. Belege können auch auf klassische Weise eingescannt und über die Buchhaltungslösung in das System hochgeladen werden. Auch hier versuchen die Anbieter den Nutzern so viel Tipp-Arbeit wie möglich zu ersparen. So implementieren immer mehr Lösungen eine integrierte Texterkennung, mit der Beträge automatisiert ausgelesen und zugeordnet werden. Typ, Fälligkeit oder Rechnungsdatum werden beispielsweise automatisch erkannt. Aber nicht immer funktioniert dies vollumfänglich einwandfrei und ist oft von der Scan-Qualität abhängig. Einige Analysen sind mittlerweile lernfähig. Die Texterkennung von FastBill lernt beispielsweise dazu, indem man über die Sterne in der Zuweisungsmaske die Leistung der Belegerkennung bewertet.

Bessere Zusammenarbeit von Mandant und Steuerberater

Eine weitere Stärke der Cloud-Lösungen offenbart sich in der Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. Hier profieren beide von den Funktionalitäten – sowohl der Mandant als auch der Steuerberater. Möglich machen es der Webzugang und die Fähigkeit der meisten Lösungen, Rollen und Zugriffsrechte zu vergeben. Wird dem Steuerberater vom Nutzer ein Zugang eingeräumt, kann sich dieser in das Tool seines Mandanten einloggen, Buchungen einsehen und wenn nötig unmittelbar Korrekturen vornehmen. Um systematische Buchungsfehler zu vermeiden, können Steuerberater beispielsweise gemeinsam mit dem Mandanten Buchungsvorlagen für die wichtigsten Geschäftsvorfälle erstellen. 

Bei Debitoor können Steuerberater beispielsweise das kostenlose "Steuerberater Studio" nutzen, um mit Debitoor-Nutzern papierlos zusammenzuarbeiten. Dabei handelt es sich um ein Online-Portal, das dem Steuerberater einen Überblick über seine Mandanten gibt, die ihm Zugriff auf ihre Daten gewährt haben. Andere Anbieter handhaben es ähnlich. Bei SevDesk ist es beispielsweise das "Steuerberaterportal", über das Steuerberater ihre Mandanten verwalten und auf die Buchungsdaten zugreifen können.

Mehr Zeit für Beratung

Wie eine digitale Zusammenarbeit von Mandanten und Steuerberater in der Praxis aussehen kann, zeigt das Beispiel von Steuerbord. Die Steuerkanzlei aus Rostock erstellt Steuererklärungen, Gewinnermittlungen und Jahresabschlüsse für Arbeitnehmer, Selbstständige und Unternehmen. Intern nutzt sie DATEV Kanzlei Rechnungswesen – für die Abschlusserstellung, die Lohnbuchhaltung und viele weitere Tätigkeiten eines Steuerberaters eine optimale Software. Gleichwohl wollte Steuerbord ein Tool nutzen, um die Mandantenzusammenarbeit zu optimieren. Ziel war es, den Aufwand des Belegsortierens zu verringern, den Austausch der Buchungsdaten zu beschleunigen, Pendelordner abzuschaffen und auch den Kommunikationsaufwand zu verringern. So mussten Mandanten zuvor immer einzeln an fehlende Belege erinnert werden. Auch wollte man Buchhaltungsprozesse gern live nachvollziehen, um die Transparenz für die Mandanten zu erhöhen. Die Idee: Während Routineaufgaben der Buchhaltung über ein Tool automatisiert erfolgen, bleibt mehr Zeit für professionelle Beratungsleistungen. Letztlich entschied man sich für die cloudbasierte Lösung von BuchhaltungButler. Allein die Funktion, dass Belege digital vorliegen, eine Texterkennung durchlaufen und automatisiert vorkontiert werden, führte zu einer spürbaren Entlastung der Kanzlei.

Um einen maximalen Effizienzgewinn zu erzielen, wurden die noch anfallenden Aufgaben einzelnen Projektteams zugewiesen. Ein Team kümmert sich dabei um die Einrichtung und Einführung der Software bei neuen Mandanten bzw. scannt jene Papier-Belege – die noch via Pendelordner in der Kanzlei ankommen. Ein zweites Team überprüft die generierten Buchungsvorschläge der Cloud-Lösung und bestätigt diese. Ein weiteres Team verbucht bzw. plausibilisiert die Geschäftsvorfälle, die bereits automatisiert gebucht wurden. Das vierte Team konzentriert sich komplett darauf, Jahresabschlüsse, Umsatzsteuervoranmeldungen und sonstige Steuererklärungen mit DATEV zu erstellen. Die Digitalisierung der Buchhaltung führte in diesem Beispiel zu einer Neuorganisation der internen Arbeitsabläufe und auch die Mandantenzusammenarbeit wurde besser gestaltet. Die Mandanten liefern die Daten nun in strukturierter Form ab und die internen Prozesse in der Kanzlei konnten effizienter gestaltet werden. Der gesamte Workflow ist heute transparenter und effizienter. 

Direkte Schnittstelle zum Steuerberater

Die Technologien werden immer stärker den Bedürfnissen von Mandanten und Steuerberatern angepasst. Eine besonders elegante Möglichkeit der Zusammenarbeit bieten beispielsweise FastBill und lexoffice. Diese Lösungen verfügen über eine "DATEVconnect online"-Schnittstelle. Sie ermöglicht es, dass alle relevanten Daten per Mausklick von der Lösung des Mandanten direkt in die DATEV-Kanzleisoftware des Steuerberaters übertragen werden – inklusiver der zugehörigen Belege. Das spart das Im- und Exportieren sowie das Zurverfügungstellen dieser Daten und verbessert die Datenqualität. Ein weiterer Vorteil digitaler Lösungen wie lexoffice besteht darin, dass der Steuerberater jederzeit den aktuellen Status quo seines Mandanten einsehen kann, inklusive unternehmenskritischer Daten wie etwa der Liquidität. So können Steuerberater ihre Mandanten z. B. jederzeit aktuell zu eventuellen Investitionen oder zur Kreditaufnahme beraten.

Steuerberatersuche und -netzwerke 

Um die Zusammenarbeit zwischen Nutzern und Steuerberatern zu fördern, geben die Anbieter der Cloudlösungen zahlreiche Hilfestellung. lexoffice bietet beispielsweise Webinare für Steuerberater an. Hilfreich für beide Seiten ist zudem eine neu implementierte Steuerberatersuche. Auf der reichweitenstarken Website, aber auch direkt in der Anwendung suchen täglich viele Nutzer nach einem Steuerberater, der bereits mit lexoffice arbeitet. In der Steuerberatersuche werden sie fündig. Darüber hinaus können Steuerberater eine eigene Partnerseite auf lexoffice.de anlegen. Ähnliche Steuerberaternetzwerke bieten auch andere Hersteller an. Sie sorgen dafür, dass Steuerberater in der Lösung oder einem Portal des Anbieters gelistet werden, die bereits Mandanten mit der entsprechenden Lösung betreuen. Das erhöht die Sichtbarkeit für Steuerberater erheblich und hat eine hohe Relevanz für den Suchenden.

Zusammenarbeit mit Hilfe von Partner-Programmen

Viele Herstellern fördern die Zusammenarbeit auch mit Hilfe von Partner-Programmen. Darüber erhalten Mandanten Sonderkonditionen für die Software oder Hilfe beim Onboarding. Eine besondere Lösung bietet Collmex. Steuerberater dürfen sich das Programm in ihre Homepage integrieren und unter eigenen Namen anbieten. Die Software kann den Mandanten somit als kostenlose Zusatzfunktion der Website zur Verfügung gestellt werden. Die Programme und die Daten liegen auf den Rechnern von Collmex im Rechenzentrum und werden vom Lösungsanbieter betreut. Bei Fragen zur Software können Mandanten den Collmex-Support in Anspruch nehmen. Der Steuerberater ist Kunde bei Collmex und zahlt eine monatlich Gebühr.