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Bühnenbild - Digital-Check

Gezielt Mandanten für digitale Zusammenarbeit auswählen

Digital-Check

Wie viele Unternehmermandanten betreuen Sie und Ihre Mitarbeiter? Der einzelne Mitarbeiter betreut in der Regel um die 30 Buchführungsmandanten, die Kanzlei hat 100, 250 oder mehr Firmen. Damit auf digitale Zusammenarbeit umgestellt werden kann, ist es sinnvoll, sich vorab seine Mandanten genauer anzusehen und eine Reihenfolge festzulegen.

Dieser Beitrag entstand in Kooperation mit DELFI-NET - Das Steuerberaternetzwerk

Das nimmt erstens den Druck bei den Mitarbeitern raus und baut mögliche Widerstände ab, weil gefühlt alles auf einmal passieren soll. Und Sie können wesentlich gezielter auf die Mandanten zugehen und ersparen sich Frustrationen, wenn zu viele Mandanten nicht gleich auf den digitalen Zug aufspringen wollen. Welche Kriterien sind grundsätzlich sinnvoll? Schauen Sie dabei auch auf persönliche Eigenschaften und die Beziehungsqualität:

  1. Innovationsbereitschaft: Kommt der Mandant aus einer Branche, in der Digitalisierung bereits praktiziert wird? Ist der Mandant grundsätzlich Neuem gegenüber aufgeschlossen? Hat der Mandant immer das neueste Smartphone oder andere technische "Spielereien"?
  2. Fehlertoleranz: Neue Arbeitsweisen und Techniken sind zu Beginn in der Regel holprig. Nicht alles funktioniert auf Anhieb, Mitarbeiter und Mandant durchlaufen einen Lernprozess. Bleibt der Mandant entspannt, wenn etwas nicht gleich so funktioniert wie gewünscht?
  3. Zeitersparnis: Hat der Mandant einen unmittelbaren Nutzen? Können Sie ihm von einem unmittelbaren "Schmerz" befreien, z. B. chronologische manuelle Belegablage mit lochen und heften?

Zusätzlich können Sie die Mandanten nach ihrer Buchführungsstruktur sortieren und daraus eine Reihenfolge ableiten.

Digitalisierung macht mehr Flexibilität möglich

Im delfi-net wurde ein Digital-Check (Excel) mit 7 Kriterien entwickelt.

  1. Alter über 55 / 45 bis 55 / unter 45
  2. Entfernung bis 5 km / 20 km / über 20 km
  3. Kommunikation über Fax / Papier / Mail / Messenger
  4. Kassenbuch manuell / Excel / Software
  5. Ausgangsrechnung manuell / Word / Fakturierungsprogramm
  6. Zahlungsverkehr manuell / Online-Banking / Fakturierungsprogramm
  7. Belegaufkommen unter 50 / 50 bis 150 / über 150

Zum Download: Digital-Check Mandantenanalyse (Excel)

Aufgrund der GoBD sind einige der Angaben theoretisch gar nicht mehr zulässig. In der Praxis treffen wir dennoch nach wie vor Mandanten an, die beispielsweise ihre Ausgangsrechnungen mit Word schreiben. Sie können den Digital-Check daher auf Ihre eigenen Bedürfnisse und Kriterien anpassen. Als Ergebnis erhalten Sie dann pro Mandant den Grad der Digitalisierungsbereitschaft:

Tipp: Digital-Check als Argumentationshilfe

In der Gesamtauswertung erhalten Sie eine Statistik je Kriterium:

Tipp: Welche individuellen Argumente Sie nutzen können, erfahren Sie im Beitrag "Mandanten überzeugen"