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Bühnenbild - Digitale Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Mandant

Praktiker-Beispiel: lexoffice

Digitale Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Mandant

Steuerberater werden sich in Zukunft mehr um die unternehmerischen Herausforderungen der Mandanten als um deren Verwaltung kümmern. Damit eine Kanzlei von der digitalen Transformation profitieren kann, ist es jedoch notwendig, diese Veränderungen rechtzeitig im eigenen Geschäftsmodell und der technischen Infrastruktur widerzuspiegeln.

Intelligente Online-Buchhaltungslösungen wie lexoffice unterstützen Unternehmer und Steuerkanzleien bei der digitalen Transformation. Unternehmer finden in solchen Lösungen das optimale Angebot für das digitale Handling von Auftrags- und Rechnungsschreibung über Kontobewegungen bis hin zur Buchhaltung. Angebote und Rechnungen lassen sich einfach erstellen und Belege per App einscannen. Diese sind daraufhin automatisch im System verfügbar und werden dort dank Texterkennung (OCR) und intelligenter Kategorisierung automatisch im Hintergrund gebucht. 

Der Steuerberater kann die vorkontierten Daten dann einfach in die Kanzleisoftware seiner Wahl übernehmen – und zwar genau dann, wenn er sie benötigt. Denn mit dem kostenlosen lexoffice-Steuerberaterzugang erhält der Steuerberater direkten Zugang auf die Belege und Buchhaltung seiner Mandanten. Darüber hinaus werden im Steuerberater-Cockpit die wichtigsten KPIs sowie Auswertungen und Finanzreports in Echtzeit angezeigt. Das ermöglicht eine zeitnahe aktive Beratung des Mandanten. Der Direktzugriff bietet dem Steuerberater zudem die Möglichkeit, die lexoffice-Ansicht seiner Mandanten einzunehmen, um beispielsweise Korrekturen durchzuführen oder in Beratungsgesprächen gemeinsam auf die aktuellen Zahlen zu schauen.

Steuerberater und Mandant schicken Pendelordner gemeinsam in Rente

Markus Schmetz, Steuerberater aus Düsseldorf und Fachberater für Finanz- und Vermögensplanung, sieht in der digitalen Buchhaltung viele Vorteile. Allen voran das endgültige Aus für Zettelwirtschaft und den Pendelordner, der immer noch mehrmals zwischen Mandant und Steuerberater hin und her wandern musste, bis die Belege komplett waren. "Digitalisierung kann uns z. B. dabei helfen, dass sich Belege erst dann im System vom Mandanten ablegen lassen, wenn sie korrekt und komplett ausgefüllt sind. Anderenfalls bekommt der Anwender einfach eine Fehlermeldung und weiß, dass er aktiv werden muss", meint Schmetz. "Und sobald der Mandant erfolgreich Belege eingescannt hat, kann der Berater je nach Arbeitsteilung loslegen", so Schmetz. "Das heißt, ich muss nicht mehr auf den Pendelordner warten, bzw. darauf, dass mein Mandant alles fertig hat, sondern kann vorher schon flexibel arbeiten. Letztendlich erhält der Mandant dadurch auch deutlich schneller seine Auswertung", resümiert Schmetz.

Carola Heine, Mandantin von Markus Schmetz und lexoffice Userin formuliert es so: "Buchhaltung findet für mich jetzt ab der Rechnungserstellung online statt. Selbsterklärend, komfortabel und ordentlich: Bevor ich lexoffice kennen lernte, flogen meine Belege in Stapeln 'pro Monat' herum und ich beeilte mich jeweils genervt und gestresst in letzter Minute, sie kopiert und sortiert zum Steuerberater zu bringen, um die monatliche Umsatzsteuervoranmeldung nicht allzu spät hinzukriegen. Das ist jetzt natürlich vorbei, mit der App ist jeder Beleg sofort erfasst und korrekt kategorisiert. Besonders gut gefällt mir, dass ich von überall aus arbeiten kann, also auch im Zug mal eben Aufträge schreiben oder im Café eine Mahnung verfassen", freut sich Digital Marketing Professional Carola Heine.

Tipp: Wie Sie in der Beratung das Thema Digitalisierung einbringen, lesen Sie im Beitrag "Mandanten überzeugen"

Detaillierte Unternehmensplanung auf Knopfdruck

Ein weiterer Vorteil digitaler Unternehmenslösungen wie lexoffice: Der Berater sieht jederzeit den aktuellen Status quo seines Mandanten, inklusive unternehmenskritischer Daten wie etwa die Liquidität. "Das macht Unternehmensplanung möglich. Ich als Steuerberater kann meine Klienten so jederzeit aktuell zu eventuellen Investitionen oder zu Kreditaufnahme, etc. beraten", so Schmetz. 

"Ich finde es unglaublich praktisch, dass mein Steuerberater jetzt bei Bedarf über das Steuerberater-Cockpit mein lexoffice-Konto einsehen kann. So kann er sich alle Buchungen jederzeit auch selbst ansehen und muss nicht darauf warten, dass ich dazu komme, Infos bereitzustellen. Das ging genauso ruckzuck und ohne Aufwand wie die anderen Sachen, - ein paar Klicks – und er war an Bord", so Heine weiter.

Digitale Transformation bei Steuerberatern: Vom Verwalter zum Consultant

Das wahre Potenzial der digitalen Transformation für die Steuerkanzlei bedeutet: Weniger Verwaltung und dafür mehr Beratung. Neue Dienstleistungs- und Beratungsangebote geben der Kanzlei die Möglichkeit, ihr Geschäftsmodell auszudehnen und neue Geschäftsfelder zu erschließen. Dazu zählen steuerliche und betriebswirtschaftliche Unternehmensberatung speziell für kleine und mittlere Unternehmen, Rechtsberatung sowie Beratung bzgl. der digitalen Transformation der Mandanten an sich. "Die Digitalisierung hilft uns auf dem Weg vom SteuerVerwalter zum SteuerBerater", meint auch Markus Schmetz. "Dank intelligenter Buchhaltungslösungen wie lexoffice müssen wir uns nicht mehr um Datenfassung kümmern, sondern vielmehr darum, was wir aus den digitalen Daten ableiten können. So können wir unseren Mandanten mit hochwertiger Beratung helfen, ihr Geschäft zu verbessern und mehr Umsatz sowie eine höhere Auslastung zu generieren bzw. effizienter zu werden. Sprich: Hinweise geben, wo Zahlungsziele nicht ausgenutzt werden, wo sich Steuern sparen lassen, wo zu viel Geld ausgegeben wird, etc.", meint Schmetz.  

"Ohne Steuerberater würde ich schnell den Überblick über alles verlieren, was anliegt. Mein Business besteht ja nicht darin, sich über Gesetzesänderungen auf dem Laufenden zu halten. Wenn Dinge mit dem Finanzamt geregelt werden müssen, lasse ich natürlich auch lieber einen Profi ran, der das viel informierter und sachlicher tun kann als ich. Mein Steuerberater hat mir außerdem schon geholfen, meine Immobilienfinanzierungen zu optimieren und Ähnliches.", bestätigt Carola Heine.

Fazit: Steuerberater als Verbündeter des Mandanten