Digitale Zusammenarbeit

Viel ist in den letzten Wochen und Monaten vom digitalen Wandel zu lesen und zu hören. Kaum ein Steuerberaterkongress kommt an diesem Thema vorbei. Euphorie über die Chancen der neuen Technologie wechselt sich dabei ab mit Untergangsszenarien des Berufsstands. Sogar die Bundesregierung fragt sich exemplarisch neben zwei weiteren Berufsgruppen, was Steuerberater in Zukunft machen, wenn deren Aufgabenfelder teilweise wegfallen.

Nachdem wir in der letzten Sonderausgabe zum digitalen Wandel in Steuerkanzleien beleuchtet haben, wie Sie mit Ihren Mitarbeitern erfolgreich in die Zukunft steuern, gehen wir mit Ihnen in der aktuellen Sonderausgabe den nächsten Schritt und stellen die digitale Zusammenarbeit mit Ihren Mandanten in den Fokus.

Mehr qualitative Beratung

Die Cloud als Heilsbringer der medienbruchfreien Zusammenarbeit, künstliche Intelligenz und Big Data sollen künftig für 90 % Automatisierung sorgen und Informationen in Echtzeit liefern. Die Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandant geht also in – die schon seit Jahrzehnten propagierte – Richtung qualitative Beratung. Buchungsroutinen und Formulare ausfüllen gehören dagegen der Vergangenheit an. Das klingt doch nach positivem Fortschritt.

Glaubt man diesen Prophezeiungen und schaut dann jedoch in die typische Steuerberater-BWA, tun sich Abgründe auf: Laut Umsatzverteilung fallen 25 % auf den Bereich Rechnungswesen und 14 % auf private Einkommensteuererklärung. Und auch von den 30 % Jahresabschlusstätigkeiten wird das eine oder andere wegrationalisiert. Diese "Honorarbastionen" werden durch automatisierte Prozesse als Erstes fallen. Welche Kanzlei verkraftet problemlos Honorarverluste in einer Größenordnung von 30 %? Bzw. wie können Kanzleien diese durch qualitativ beratende Tätigkeiten ausgleichen, wenn der Steuerberater der Flaschenhals ist und die Mitarbeiter dafür fehlen?

Keiner weiß, wie die Zukunft konkret aussehen wird

Die Veränderungsgeschwindigkeit und -dichte bei Technologien wie Cloud-Lösungen und App-Anwendungen ist so rasant, dass ein realistisches Bild für 2020 und darüber hinaus kaum möglich ist. Oder hätten Sie sich vor 10 Jahren die heutige Welt mit Smartphone, Facebook, Amazon & Co. vorstellen können?

Merksatz: Der digitale Zug nimmt jetzt gerade volle Fahrt auf; wer noch nicht aufgesprungen ist, verpasst den Anschluss.

Viele Steuerberater fragen sich deshalb zu Recht, wie eine sinnvolle Strategie aussieht. Wer eher konservativ denkt, neigt dazu abzuwarten – mit der Gefahr, den Anschluss zu verpassen. Innovative Geister preschen vor - mit dem Risiko auf das falsche (Technik-) Pferd zu setzen und immer wieder von Null zu beginnen.

Der erste Schritt: Ein Blick darauf, was bleibt

Natürlich ist es wichtig, sich die bereits erfolgten und kommenden Veränderungen anzuschauen und daraufhin zu untersuchen, wie sie sich in Zukunft auf die Arbeitsweise in der Kanzlei auswirken. Doch ebenso wichtig und möglicherweise auch einfach einmal beruhigend ist es, einen Blick darauf zu werfen, was sicher ist.

Aufbauend auf dieser Gewissheit können Sie dann Ihre Zukunftsstrategie entwickeln. Dr. Stefa Hirsch, Volkswirtschaftlerin und Psychologin, nennt das treffenderweise Stabilitätsmanagement. Insbesondere in der Diskussion mit Mitarbeitern ist das ein wirkungsvoller Ansatz, um Ängste zu nehmen und eine positive Zukunftsperspektive einzunehmen.

Vor diesem Hintergrund lassen sich für Kanzleien 3 Fixpunkte ausmachen:

Fixpunkt 1: Bei Dienstleistung geht es um Menschen

Auch wenn ständig davon die Rede ist, dass Computer künftig viele Tätigkeiten der Menschen übernehmen und Robo-Advisor in der Anwalts- und Versicherungsbranche bereits Einzug gehalten haben: Menschen arbeiten mit Menschen. Es sind die zeitintensiven Routinetätigkeiten wie Recherche und Standardbuchungen, die wegfallen und somit die Zeit für Qualitätskontrolle, Kanzleitipps für den Unternehmeralltag oder Gestaltungsoptionen im laufenden steuerlichen Geschäft schaffen.

Das bedeutet, dass sich die Inhalte der Kanzleiaufgaben verändern, die Steuerberater und ihre Mitarbeiter selbst aber immer ihre Existenzberechtigung haben. Denn die 3 großen B passieren immer von Mensch zu Mensch: Beraten – Begleiten – Bewegen (Danke an Eder & Partner bei denen wir dieses Leitmotiv entdeckt haben).

Merksatz: Die Kombination von "Digital Arbeiten" UND "Persönlich Beraten" ist das Erfolgsrezept des 21. Jahrhunderts.

Fixpunkt 2: Steuerberater sind im Informationsverarbeitungsgeschäft 

Das Kerngeschäft einer Steuerberatungskanzlei ist es nicht, Formulare auszufüllen und Buchungsroutinen abzuwickeln. Das können Maschinen auf jeden Fall besser. Es geht um den Umgang mit Informationen von der Entstehung über die Auswertung zur Archivierung. Allein mit diesen 3 Tätigkeitsfeldern verändert sich der Blick auf die Kanzlei und deren Aufgaben. Hier beispielhaft ein paar Fragestellungen:

Merksatz: Wer aus der Menge an Daten und Vielzahl an Quellen in Echtzeit relevante Informationen gewinnt, hat die Nase vorn.

Fixpunkt 3: Komplexität des Steuerrechts, Formvorschriften und Bürokratie bleiben

Trendforscher wie David Burrus (The Anticipatory CPA) sagen sogar eine Zunahme voraus, wenn es um staatliche Regulierung geht. Und wer sich GoBD, DSGVO und all die anderen Gesetze anschaut, weiß wie viel Aufwand Unternehmer heute und in Zukunft haben, um das alles vorschriftsgemäß abzuwickeln.

In diesem Bürokratie-Dschungel sind Steuerberater die ersten Ansprechpartner, um Steuerpflichtigen und Unternehmern das Leben zu erleichtern. Statt über GoBD und DSGVO zu klagen, dass dieser Zusatzaufwand neben dem Tagesgeschäft gar nicht bewältigt werden kann, sollte die Vorwärts-Strategie lauten: "Her damit, mehr davon. Das macht die Kanzlei zum unverzichtbaren Begleiter bei der Umsetzung all dieser Anforderungen."

Dazu ist natürlich immer mehr technisches Wissen erforderlich. Das kann in der Kanzlei aufgebaut oder mit Kooperationspartnern abgedeckt werden. Es wird auf jeden Fall eines der entscheidenden aus- und aufbaufähigen Honorarfelder.

Merksatz: Schnittstellen und Automatisierung zur Prozessoptimierung beim Mandanten sind das beherrschende Thema in den nächsten Jahren.

Arbeitsweise und Zusammenarbeit mit Mandanten

Ausgehend von diesen 3 Fixpunkten lohnt es sich jetzt, einen Blick auf die bestehenden und künftigen Möglichkeiten der digitalen Prozessoptimierung zu werfen und wie sich das auf die Arbeitsweise in der Kanzlei und die Zusammenarbeit mit dem Mandanten auswirkt.

Wo stehen Sie heute? Gehören Sie noch der "Generation P" an? Das "P" steht für die Arbeitsweise des 20. Jahrhunderts: Papier – Pendelordner - Post. Dann befinden Sie sich in (bester) Gesellschaft, denn laut einer Umfrage unter den Nutzern von haufe.de/steuern im Frühjahr 2018 gaben 62 % der befragten Steuerberater an, dass sie mit weniger als 20 % ihrer Mandanten den digitalen Belegaustausch praktizieren.

Beim papierlastigen Informations- und Belegaustausch zwischen Kanzlei und Mandant kommt es immer wieder zu Reibungsverlusten durch Doppelarbeiten und Medienbrüche. Der typische Einzelhändler sitzt am Sonntag in seinem Büro, um die Belege auszudrucken, zu sortieren, zu lochen und in der vom Pendelordner vorgegebenen Logik abzuheften. Das mag die Buchungsarbeit in der Kanzlei einfacher machen, ist aus Mandantensicht aber sicher keine Freude. Daher gehört die Zukunft dem "C": Cloud, Collaboration, Chatbots.

Cloud-Lösungen vereinfachen den Datenfluss

Cloud-Lösungen und Schnittstellen optimieren diesen Prozess aus Mandantensicht und ermöglichen die automatisierte Verbuchung der Geschäftsvorfälle. Selbst lernende Systeme schaffen - nach einer gewissen Lernphase - hier schon bis zu 90 %. Durch die Online-Verfügbarkeit der Anwendung und der Daten vereinfacht sich die Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten, da sie gemeinsam auf einen zentralen Datenbestand zugreifen.

In Australien ist zu sehen, wie sich das weiterentwickeln wird: Hier agieren inzwischen die verschiedenen Cloud-Lösungen direkt miteinander. Schreibt beispielsweise ein Unternehmer in Quickbooks eine Rechnung an einen anderen Unternehmer der Xero verwendet, landet diese Rechnung ohne Zwischenschritt direkt in dessen Buchhaltung, ist bereits verbucht und steht zur Zahlung bereit.

Aber auch hierzulande erledigt das Buchhaltungsprogramm lexoffice die Buchhaltung schon fast automatisch. Während man den Kunden Rechnungen schreibt oder Rechnungen von Lieferanten erfasst und bezahlt werden, erstellt lexoffice im Hintergrund schon die wichtigsten Buchungen. Auch der Steuerberater ist von Anfang an mit im Boot, da er immer und überall auf die Unternehmensdaten zugreifen kann und ein DATEV-Export möglich ist.

Vom Pendelordner zum Prozessoptimierer

Eine der Hauptaufgaben der nächsten Jahre für Kanzleien wird es sein, ihre Mandanten beim Weg in die Cloud zu unterstützen und deren Verwaltungsprozesse zu digitalisieren. Die Arbeit verlagert sich also vom Buchhaltungsprozess in der Kanzlei zum Mandanten vor Ort zur Prozessoptimierung. Das bedeutet nicht zwangsläufig, dass der Mandant seine Buchhaltung komplett macht und die Kanzlei damit überflüssig wird. Im Gegenteil, wenn die Vorarbeiten beim Mandanten und die Verbuchung automatisiert sind, wird der Steuerberater zum Echtzeitberater, weil auf tagesaktuelle Daten zugegriffen wird. Für komplexe Sachverhalte oder umsatzsteuerliche Fragen steht die Kanzlei weiter zur Verfügung, und darüber hinaus können Liquidität und Erfolg wesentlich effektiver beobachtet und gesteuert werden.

Collaboration ermöglicht prozessoptimierte Kommunikation

Der Begriff Collaboration steht für die übergreifende zeitgleiche Kommunikation mehrerer Beteiligter zu einem Thema, Dokument oder Projekt. In größeren Unternehmen kommen sog. Collaboration-Tools wie Slack, Bitrix oder Just bereits erfolgreich zum Einsatz. Vereinfacht gesagt ist es ein Intranet mit facebook-Chatfunktionalität.

Wie sieht das praktisch aus? Die Belege, Verträge, Mandantenunterlagen stehen allen Beteiligten online – es existiert also nur ein Datenbestand – entweder in der Cloud oder auf einem eigenen Server zur Verfügung. Hat der Mitarbeiter Fragen zu einem Beleg oder Dokument, kann er diese direkt bei dem Beleg stellen, einen Chat mit dem Mandanten eröffnen und lösen. Anruf oder Mail entfallen. Deshalb wird diesen Lösungen auch nachgesagt, dass sie den Mailverkehr in Zukunft erheblich reduzieren. Weiterer Vorteil: Aufgabe und Kommunikation sind an einem Ort.

Outlook ist kein Dokumenten-Management-System

Findet die Hauptkommunikation - wie heute - über E-Mails statt, müssen Beleg und E-Mail immer erst zusammengebracht werden. Da das oft nicht systematisch gemacht wird, sieht der E-Mail-Posteingang der Mitarbeiter oft aus wie ein Schatten-DMS.

Lassen Sie sich von ihren Mitarbeitern einmal das E-Mail-Postfach zeigen. Wie viele Mails finden sich im Posteingang und den Unterordnern? Wie viele in gesendete Elemente? Wie hoch wäre ein physisches Ablagekörbchen mit diesem Inhalt? Legen Sie Regeln fest, wie mit Mails umgegangen wird.

Chatbots und Apps erleichtern die Alltagsaufgaben

Wissen ist gratis, und es gibt für alles eine App. Diese Aussage der Generation Y trifft vielleicht (noch) nicht 100 % zu. Der digitale Assistent gehört allerdings ganz selbstverständlich zum Leben dazu. In Deutschland liegt die Anzahl der Smartphone-Nutzer laut statista bei 49 Millionen - Tendenz nach wie vor steigend. Mit Multi-Banking-Apps werden die Finanzen bereits mobil gesteuert und wer weiß, beim nächsten Update können die Zahlungsdaten vielleicht buchhalterisch verarbeitet werden. 

Eine Beleg-App vom Steuerberater ist da nur ein Tropfen auf dem heißen Stein der künftigen Erwartungshaltung von Mandanten. In London auf der Quickbooks Connect konnte man im Februar die Zukunft des Unternehmeralltags sehen: den QB Assistant. Alle Informationen, die in der Quickbooks-Cloudlösung verarbeitet sind, können über den Sprachassistenten (Chatbot) abgefragt werden. Das System ist mit künstlicher Intelligenz ausgestattet und lernt bei jeder Frage des Anwenders dazu.

Die "Dauerbrenner"-Fragen der Mandanten nach Freibeträgen, Brutto-Netto-Lohnrechnung, Höhe der Steuerzahlungen oder wie sich im individuellen Fall das Führen eines Fahrtenbuchs auswirkt, werden hier vom Chatbot beantwortet. Das Nachfragen in der Kanzlei entfällt. Fragen nach der passenden Rechtsform oder dem besten Zeitpunkt für eine Umgründung werden von solchen Helfern in Zukunft besser und schneller beantwortet werden können als von Kanzleien, die damit 3- bis 4-mal im Jahr zu tun haben.

Wer künftig mit Wissen punkten und Geld verdienen will, wird sich solcher Anwendungen bedienen und den Mandanten als Branchen-Kenner, Zweit-Meinungsberater oder Umsetzungsbegleiter zur Verfügung stehen. Denn je mehr Wissen in der Welt verfügbar ist, desto mehr ist der Einzelne verunsichert, was für ihn persönlich die beste Lösung ist. Und da hören wir zum Glück doch lieber auf andere Menschen als auf Maschinen – womit wir wieder beim Ausgangspunkt sind: Was bleibt ist der Mensch!

Video-Seminar mit der Autorin

Wie Sie die Umstellung auf eine digitale Zusammenarbeit jetzt gemeinsam mit Ihren Mandanten umsetzen, lernen Sie auch in einem Video-Seminar mit Angela Hamatschek. Ihre Referentin unterstützt Sie mit wertvollen Tipps und eigenen Erfahrungen aus zahlreichen steuerberatenden Kanzleien. Das Einführungskapitel "Mit Mandanten digital zusammenarbeiten" können Sie direkt starten: