Kanzleiintern beginnen

Ein erfolgreicher Einstieg in die digitale Steuerberatung setzt voraus, dass die Kanzlei ihre eigenen internen Prozesse so weit wie möglich digitalisiert und automatisiert hat. Dazu gehören beispielsweise die Nutzung eines Kontoauszugsmanagers, ein Dokumentenmanagementsystem, die Auslagerung von Rechnerkapazitäten und die Umstellung des Kanzleirechnungswesens.

Die entsprechende digitale Kompetenz bzw. die Veränderungsbereitschaft sollte bei den Mitarbeitern vorliegen. Die Kanzlei sollte nicht nur auf der technischen Seite einen modernen Arbeitplatz zur Verfügung stellen, sondern auch in ihrer Funktion als Arbeitgeber zeitgemäße Konditionen anbieten (Home Office, flexible Arbeitszeitmodelle, Weiterbildung etc.).

Auswahl der Mandanten

Alle Mandanten auf einmal schaffen Sie allein zeitlich nicht. Außerdem ist die EDV-Affinität bei den einzelnen Mandanten sehr unterschiedlich. Einige Auswahlkriterien lassen Sie aber die Mandanten identifizieren, mit denen Sie beginnen können:

• Innovationsbereitschaft – wie „offen“ ist Ihr Mandant. Wie digital ist er schon unterwegs?
• Fehlertoleranz – wird der Mandant bei der Stange bleiben, wenn auch mal etwas schief geht?
• Zeitersparnis – welcher Mandant hat einen merkbaren Nutzen, spart über weniger „Beleglogistik“ Zeit und damit Geld?

Mandanten überzeugen

Der vom Mandanten gefühlte Nutzen entscheidet seine Teilnahme an der Digitalisierung der Prozesse im Rechnungswesen. Bekommt er den Eindruck, dass Sie ihm etwas "verkaufen" wollen, was er nicht wirklich braucht – bei dem er gar nur zusätzlichen Aufwand wahrnimmt (scannen!), ist sein bisher hoher Vertrauensvorschuss Ihnen gegenüber schnell aufgebraucht.

Natürlich gibt es viele Vorteile des digitalen Buchens:

• Zeitnahe Buchführung
• Vermeidung des Pendelordners
• Belege nur noch einmal anfassen
• Sichere Archivierung
• Kein Kopieren von Thermopapier
• Elektronische Notizen auf Belegen
• Bessere Suchmöglichkeiten
• Standortunabhängigkeit
• Belege bleiben im Haus
• Anbindung zum Online Banking

Der Punkt ist: Nicht jeder Nutzen passt zu jedem Mandanten. Es gibt Mandanten, die Pendelordner lieben. Auch Thermopapier ist eher den Mandanten ein Dorn im Auge, die sehr viel unterwegs sind (Tank- und Bewirtungsquittungen).

Ihr Vorteil bei bestehenden Mandaten: Sie kennen diese genau. Die Fibu liefert Ihnen alle Infos, die Sie brauchen.

Und dann sprechen Sie den Mandanten auf das "Killerfeature" an – also das Nutzenmerkmal, von dem Sie ziemlich sicher sagen können, dass es dem Mandanten Zeit und Geld spart. Bei neuen Mandanten nähern Sie sich über Fragen dem Nutzen. Entscheidend ist, dass Ihr Mandant das Gefühl bekommt, dass Sie für ihn denken. Zeigen Sie ihm, dass es darum geht, die für ihn sinnvollen Elemente der Digitalisierung zu nutzen.

GoBD als Einstiegsthema

Die Finanzverwaltung hat Ihnen mit diesem Thema (nebst Kassennachschau) eine Steilvorlage für die Digitalisierungsberatung geliefert. Die Erfolgsfaktoren hier:

• Klar definierte Beratungsangebote: Definieren Sie eine klare Dienstleistung mit Inhalt, Ablauf und Honorar. Erst dann hat Ihr Mandant eine klare Entscheidungsgrundlage: Will er die Beratung oder nicht – übrigens darf er auch ablehnen. Ihr Vorteil: Mehr als anbieten können Sie ihm die Beratung nicht. Bei Ablehnung entsteht keine Haftung.
• Lassen Sie Ihrem Mandanten die Wahl – welches "Paket" möchte er? Neben einer kostenlosen "Einstiegsdroge", die aus ein paar Fragen besteht (Wie schreiben Sie eigentlich Ihre Rechnungen? Mit Word? Hm, wir müssen reden...), gibt es die Standard-Beratung (gemeinsames, erstes Ausfüllen der Verfahrensanweisung in der Kanzlei). Für größere Mandate bzw. Mandanten mit hohem GoBD-Risikopotenzial gibt es dann die "Profi-Lösung" mit Beratung vor Ort und Prozessoptimierung.
• Honorartransparenz: Ihr Mandant muss vorher wissen, was das kosten wird. Kalkulieren Sie eher höher als zu niedrig.

Umstellung auf die digitale Buchhaltung

Über das Thema GoBD kommen Sie quasi "automatisch" auch auf das Thema digitales Buchen. Viele der Vorgaben durch die GoBD können im Mandantenbetrieb über geeignete Software gewährleistet werden – oder auf jeden Fall besser als "zu Fuß". In Ihrer Kanzlei hat die Digitalisierung erst richtig Einzug gehalten, wenn jeder Mitarbeiter wenigstens 20 % seiner Mandanten digital bucht. Ihre gute Vorarbeit bei den Schritten 1 bis 4 zahlt sich hier aus. Machen Sie eine konkreten Umsetzungsplan: Welcher Mitarbeiter wird welchen Mandanten in welchem Monat umstellen? So können Sie den Plan auch controllen.

Traditionelle und innovative Medien in der Kommunikation kombinieren

Die potenziellen Kommunikationskanäle haben sich in den letzten Jahren stetig vermehrt. Smartphones, Social Media Kanäle wie Facebook und WhatsApp, Chatbots, Mandantenportale treten neben den persönlichen Kontakt oder das Telefonat und die E-Mail. Die Kommunikationskultur verändert sich gerade stark. Das Erfolgsgeheimnis: Integration statt Verdammnis.

Erarbeiten Sie sich eine Art "Einsatzliste", in der Sie bestimmen, welche Kanäle Sie für welche Anlässe nutzen wollen.

Der Trend: "Routine-Kommunikation" wird mehr und mehr über die digitalen Medien abgewickelt. Die persönliche Kommunikation (zu der man heute auch die Videotelefonie zählen kann) bleibt der wirklich wichtigen, die Person direkt betreffenden Kommunikation vorbehalten – der Beratung. Man spricht in diesem Zusammenhang auch von "Quality Time". Ihr Mandant wird die aktive Pflege der Beziehung über moderne Medien mehr zu schätzen wissen als den persönlichen Anruf wegen eines fehlenden Belegs.

Die Angebotspalette erweitern

Durch die Digitalisierung insbesondere der Prozesse im Rechnungswesen wird der Umsatz in diesem Segment kurzfristig nicht mehr steigen, mittelfristig geht er zurück. Diese Lücke will gefüllt sein. Außerdem haben Sie und Ihre Mitarbeiter dann ja endlich Zeit für Beratung. Die Erschließung neuer Beratungsfelder können Sie auf verschiedenen Wegen angehen:

Dienstleistungsangebote für:

• Branchen (z. B. Ärzte, Handwerker, Händler)
• Verschiedene Lebenssituationen (von der Wiege bis zur Bahre...)
• Start Ups

Nach Themen:

• Prozessberater Rechnungswesen
• Finanzierung und Liquidität
• Rund um die Immobilie
• Vermögensaufbau, Altersvorsorge

Die Aufzählung lässt sich sicher noch deutlich erweitern. Suchen Sie sich für den Anfang 3 Dienstleistungen aus und konzipieren diese nach dem Muster von Schritt 2. Danach dokumentieren sie den groben Ablauf der jeweiligen Beratung und beginnen damit, Ihre Mitarbeiter als "Beratungsassistenten" in diese Prozesse einzubeziehen.