Entwicklungsstrategie

Aufgaben- und Berufsbild im Wandel

Was zeichnet in Zukunft eine erfolgreiche digitale Kanzlei aus? Welche Fähigkeiten haben die Mitarbeiter, welche Aufgaben erledigen sie wie und was müssen sie dafür lernen? Haben Sie in letzter Zeit neue Mitarbeiter gesucht?

Inzwischen gibt es verschiedene Angebote von Kammern, Verbänden und Instituten, die das Thema Digitalisierung in unterschiedlichen Facetten vermitteln. Z. B. "Workshop Buchhaltroniker" bei Weigert & Fischer, "Kanzlei Digital" beim IFU-Institut oder "Digital Finance in der Praxis" bei der Haufe Akademie. In den nächsten 2 Jahren wird das Angebot hoffentlich stark erweitert, sodass Mitarbeiter in den digitalen Kernkompetenzen ausgebildet werden können. Auch die Software-Anbieter und Systemhäuser haben entsprechende Angebote, auf die Sie zugreifen können.

Dieser Beitrag entstand in Kooperation mit DELFI-NET - Das Steuerberaternetzwerk

Konkrete Entwicklungsstrategie erstellen

Wichtig für jede Kanzlei ist es jetzt, eine konkrete Entwicklungsstrategie zu erstellen. Denn so schaffen Sie ein Bild für Ihre Mitarbeiter, wo die Reise hingeht und in welchem Tempo die Strecke sinnvoll zurückgelegt werden kann. Beim Klassiker Buchhaltung haben wir prägnant die Entwicklung aufgezeigt, wenn die Verbuchung der Geschäftsvorfälle zunehmend automatisiert abläuft:

Zusatzinformationen im Haufe Steuer Office: Ein Strategietag, der Sie weiter bringt

Verschiebung zu vor- und nachgelagerten Prozessen

Es erfolgt sinnvoller Weise eine Verschiebung zu den vor- und nachgelagerten Prozessen.

Vorgelagert können Sie bzw. Ihre Mitarbeiter den Mandanten dabei unterstützen, seine eigenen Verwaltungsprozesse zu optimieren. Das beginnt bei einem einfachen Arbeits-Check vor Ort – also wie legt der Mandant seine Unterlagen ab, wie sucht und findet er Informationen, mit welcher Software schreibt er Rechnungen – und kann bis zu einer Begleitung bei der Umstellung auf digitale Prozesse gehen.

Am anderen Ende des Prozesses steht die Auswertung mit der BWA, die von den meisten Mandanten ohne große Beachtung im Ordner bleibt. Hier sind die Mitarbeiter als Interpreten und Analysten gefragt. Der Mandant selbst muss seine Auswertung nicht anschauen, wenn Sie aktiv auf ihn zugehen und über Auffälligkeiten und Veränderungen sprechen. Werden Sie zur Controlling-Abteilung Ihres Mandanten. Wie wäre es mit einem pfiffigen Titel auf der Visitenkarte Ihrer Mitarbeiter: "Martina Müller - die BWA-Flüsterin".

Neues Verständnis vom Berufsbild

Um diese Aufgaben in Zukunft zu meistern, braucht es ein ganz neues Verständnis vom Berufsbild der Steuerfach-Mitarbeiter. Grundlage dafür sind die Entwicklung der persönlichen Fähigkeiten wie Kommunikation, Kritikfähigkeit, Selbstmanagement, Fragetechnik, Visualisierung, Erklär- und Präsentationstechnik. Dafür gibt es gute Schulungsangebote. Doch manche Fähigkeiten werden durch Learning by Doing erworben. Und nicht jeder in der Kanzlei muss alle Felder besetzen. Je nach Größe und Struktur der Kanzlei gibt es unterschiedliche Ausprägungen, doch diese Grundkompetenzen brauchen Sie in der Kanzlei, um in der digitalen Welt erfolgreich zu agieren:

Angela Hamatschek: Chancen der Digitalisierung

Ziel 1: Jeder Mitarbeiter, der Buchhaltung/Jahresabschluss macht, kann eine BWA erklären - verständlich aus Mandantensicht.

Lern-Tipp: Besprechen Sie mindestens einmal im Monat bei der Teambesprechung die "BWA des Monats". Eine BWA wird im Zufallsprinzip ausgewählt, per Monitor/Beamer für alle sichtbar gemacht und dann darüber diskutiert. Überlegen Sie sich vorab ein paar Fragen dazu. Sie haben in der Regel den Röntgen-Blick, der alle kritischen Punkte aufdeckt – ihre Mitarbeiter noch nicht. Und beim ersten Mal wird dieses Meeting vermutlich furchtbar für alle, weil jegliches Gefühl für Interpretation fehlt. Lassen Sie Ihren Mitarbeitern Zeit, von Mal zu Mal wird es besser.

Ziel 2: Jeder Mitarbeiter, der Buchhaltung macht, kann die Rechnungswesen-Organisation beim Mandanten optimieren.

Lern-Tipp: Machen Sie mit Mitarbeitern gemeinsam Mandantenbesuche. Lassen Sie sich vom Mandanten zeigen, wie er seine Buchhaltung abwickelt. Bei jedem Besuch finden Sie garantiert 3 Verbesserungspunkte.

Ziel: Alle Mitarbeiter kennen die Medienvielfalt und bewegen sich souverän auf den Plattformen, die die Kanzlei für sich als relevant definiert hat.

"Snail-Mail", also Schneckenpost, bedeutet bei Jugendlichen heute E-Mails verschicken. Kommunikation erfolgt in Echtzeit über unterschiedliche Chat-Kanäle. Wenn Sie hier den Anschluss nicht verpassen wollen, beginnen Sie damit die verschiedenen Kanäle auszuprobieren. Denn Post, Telefon, Fax, E-Mail – diese Medien beherrschen alle. Doch was ist mit Video-Konferenzen, Push-Nachrichten per App, Sprachnachrichten?

Lern-Tipp: Testen Sie Video-Konferenzen intern, z. B. mit GoToMeeting. Wenn Halbtagskräfte nicht live dabei sein können, schalten Sie sie zu. Ein zukunftsfähiger Arbeitsplatz hat auch Mikro, Lautsprecher und Kamera angeschlossen. Dann können Sie auf das "Old School"-Telefon verzichten und Internet-Telefonie nutzen.

Ziel: Monatlich oder quartalsweise (mandantenabhängig) sprechen die Mitarbeiter ihre Mandanten aktiv an und präsentieren Alltagshilfen für Unternehmer oder Steuer-Tipps.

Wenn Mitarbeiter die BWA lesen und interpretieren können, können Sie auch praktische Tipps geben oder Fragen über den unternehmerischen Alltag stellen. Unternehmer wollen laufend wissen, wie sie ihr Ergebnis steuerlich oder betriebswirtschaftlich verbessern können. Wenn die Mitarbeiter hier vorausschauend mitdenken und Tipps geben, machen sie sich zum unverzichtbaren Alltagsbegleiter. Mitarbeiter brauchen das Wissen und den Mut, Mandanten Empfehlungen zu geben. Je mehr sie sich selbst als Experte ihres Gebiets begreifen, desto leichter fällt das.

Lern-Tipp: Erstellen Sie sich eine "Schatzkiste Fibu"; an welchen Stellen und zu welchen Zeitpunkten ist ein Hinweis oder Ratschlag sinnvoll?

Praxis-Beispiel 1: Läuft ein Darlehen in den nächsten 6 Monaten aus? Dann meldet sich der Mitarbeiter beim Mandanten, weist auf das Datum hin und fragt, ob Vorbereitungen für das Bankgespräch gewünscht werden.

Praxis-Beispiel 2: Im September wird individuell der Tipp versendet "Planen Sie schon Ihre Weihnachtsfeier? Dann finden Sie hier die 3 wichtigsten Voraussetzungen, damit alles absetzbar ist."

Ziel: Mindestens 3 Cloud-Lösungen werden genutzt, sind mit funktionierenden Schnittstellen in die Kanzlei-Software integriert und können Mandanten empfohlen werden.

Das müssen nicht alle Mitarbeiter beherrschen, doch mindestens 2 Schnittstellenprofis brauchen Sie. Schicken Sie die Mitarbeiter, die daran Interesse haben, zu Schulungen der Cloud-Anbieter. Suchen Sie sich passende Mandanten, die für ein halbes Jahr als Pilotmandanten fungieren und mit den Mitarbeitern die Testphase gestalten. Mit diesen Erfahrungen können Sie dann auch an die anderen Mandanten herantreten.

Ziel: Mitarbeiter entlasten Sie bei Betriebsprüfungen, so dass Sie sich auf die Verhandlungen mit dem Prüfer konzentrieren können.

Auch die Finanzverwaltung rüstet gerade digital auf. Die Betriebsprüfungen nehmen in einigen Bundesländern inzwischen enorm zu und Kassensysteme, GoBD & Co. sind laufend Streitpunkte in der Betriebsprüfung.

Lern-Tipp: Machen Sie qualifizierte Steuerfachwirte zu BP-Begleitern und AO-Experten. Ziehen Sie sie jetzt zu laufenden Betriebsprüfungen hinzu. Lassen Sie Mitarbeiter das Risikopotenzial ermitteln: Welche Mandanten sind am meisten gefährdet und warum? Welche vorbeugenden Maßnahmen können wir ergreifen?

Ziel: Jeder Mitarbeiter besetzt einen Themenbereich, qualifiziert sich in die Tiefe und ist Wissensansprechpartner für die anderen.

Wie gesagt: für Steuerberater und deren Mitarbeiter gibt es immer genug Arbeit. Das deutsche und internationale Steuerrecht ist und bleibt komplex und Mandanten haben Beratungsbedarf.

Lern-Tipp: Analysieren Sie für Ihre Kanzlei anhand der Mandantenstruktur, was konkret jetzt und in Zukunft gebraucht wird. Und suchen Sie sich Mitarbeiter, die sich diesen Themen annehmen, z.B.

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Hierzu gibt es verschiedene Ausbildungsangebote, wie beispielsweise den "Zertifizierten Berater für Altersvorsorge" oder "Personalfachwirt".