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Bühnenbild - Mitarbeiter im Home Office

Einfach ferngesteuert

Mitarbeiter im Home Office

Die "Arbeit der Zukunft" wird seit einigen Jahren immer wieder thematisiert. Aus den Artikeln, Studien und Umfragen kann man den Eindruck gewinnen, es dauere nur noch kurze Zeit bis wir alle von überall aus und jederzeit arbeiten. Das Büro als tatsächlich realer Ort zum Anfassen ist danach ein Auslaufmodell.

Dieser Beitrag entstand in Kooperation mit DELFI-NET - Das Steuerberaternetzwerk

Die "Arbeits-Nomaden" kennen Sie vielleicht aus der Eisenbahn oder der U-Bahn in Ihrer Stadt. Oder aus dem Café nebenan? Laptoptasche und Kopfhörer sind das Markenzeichen der (zumindest örtlichen) Unabhängigkeit. Aber ein Steuerfachangestellter, der im Café eine Bilanz macht? Schwer vorstellbar. Arbeit mit nach Hause nehmen? Das ist in Kanzleien dagegen schon seit Jahrzehnten völlig normal. Nur heute heißt es anders: Home Office.

Wurden früher aber meist überschaubare Aufgaben (und Unterlagen) mit nach Hause genommen, geht das moderne Home Office weiter: Durch die neue Technik (VPN-Zugriff auf den Server, DMS) hat der Mitarbeiter Zugriff auf die gesamten Kanzleidaten. Gerade Steuerkanzleien haben diese Möglichkeit schon früh entdeckt, wenn es darum geht, Familie und Beruf zu vereinbaren. War früher die Kinderbetreuung der einzige Grund, spielt in den letzten Jahren auch die Pflege der Eltern eine immer größere Rolle.

Themen dieses Beitrags sind weder die technischen Voraussetzungen noch die rechtlich zu beachtenden Vorschriften. Hier wird es um die Organisations- und Führungsaufgaben gehen, die sich aus dieser Arbeitsform für das Kanzleimanagement ergeben.

Vertrauen und schriftliche Vereinbarung als Grundvoraussetzungen

Die wichtigste Grundvoraussetzung ist Vertrauen. Wenn Sie nicht davon überzeugt sind, dass der betreffende Mitarbeiter loyal und verschwiegen ist, werden Sie mit dieser Lösung nicht glücklich werden. In den meisten Fällen kommt die Frage nach "Heimarbeit" vonseiten der Mitarbeiter auf, die bereits einige Zeit in der Kanzlei arbeiten (Mutterschaft, Umzug, weiter Fahrweg). Ihr Vorteil: Sie kennen den Mitarbeiter schon und daher liegt das Grundvertrauen vor.

Bei neuen Mitarbeitern sieht das anders aus. Wenn möglich, sollte hier eine "persönliche" Probezeit vereinbart werden, in der man sich kennenlernen kann.

Die zweite wichtige Voraussetzung ist eine klare, schriftliche Vereinbarung darüber, wie die Arbeit ausgestaltet werden soll. Wann ist der Mitarbeiter für die Kanzlei und Mandanten erreichbar? Wann ist seine persönliche Anwesenheit in der Kanzlei notwendig? Welche Kommunikationsstrukturen werden wann und wie genutzt, um den Informationsfluss zu gewährleisten? Mit den Antworten auf diese Fragen beschäftigen wir uns weiter unten.

Überblick
Vorteile und Risiken des Home Office

Vorteile für den Arbeitgeber

  • Der Arbeit- oder Auftraggeber muss keine Räume in der Betriebsstätte zur Verfügung stellen.
  • Die Bereitschaft des Mitarbeiters auch einmal schnell einen kleineren Auftrag zu erledigen steigt, wenn keine Fahrten dafür notwendig sind.
  • Die Fehlzeiten nehmen ab.

Vorteile für den Arbeitnehmer

  • An- und Abfahrtszeiten entfallen, dadurch ergibt sich mehr Freizeit.
  • Berufstätigkeit und Familie lassen sich besser vereinbaren.
  • Die Betreuung von Kindern und pflegebedürftigen Angehörigen kann einfacher übernommen werden.
  • Zu Hause lassen sich individuelle Bedürfnisse verwirklichen.
  • Die Zeiteinteilung erfolgt selbstständig.
  • In der eigenen Umgebung fühlen sich viele wohler.
  • Es besteht die Möglichkeit, trotz eingeschränkter Mobilität berufstätig zu sein.
  • Die Beschäftigungschancen für Behinderte sind höher.
  • Bessere Konzentration, da es zu keinen Störungen durch Kollegen oder Betriebsabläufe kommt.

Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

  • Selbstständigkeit und Selbstverantwortung des Mitarbeiters steigen.
  • Durch den Aufbau einer virtuellen Vernetzung kann auf Daten immer und von überall zugegriffen werden.
  • Die zeitliche Gestaltung der Arbeit ist flexibler.

Mögliche Risiken

  • Mangelhaft oder unergonomisch eingerichteter Arbeitsplatz.
  • Falsch berechneter Flächen- und Staubedarf.
  • Vernachlässigung von sicherheitstechnischen und arbeitsmedizinischen Regeln.
  • Mangelnde Eigendisziplin.
  • Mangelnde räumliche und zeitliche Trennung zwischen Arbeit und Freizeit.
  • Fehlende Ziel- und Zeitvorgaben.
  • Zu wenig Kommunikation.
  • Fehlender Austausch von Informationen und Emotionen.
  • Mangelnde soziale Unterstützung durch Vorgesetzte und Kollegen.
  • Gefahr der Isolation.
  • Gefahr des Interessekonflikts zwischen beruflichen und privaten Aufgaben.
  • Schlechtere Karrierechancen, wenn die betriebsinterne Anbindung nur virtuell stattfindet.
  • Geringe Identifikation mit dem Betrieb.
  • Fehlender Versicherungsschutz, z. B. bei Diebstahl.

 

 

 

 

 

 

"Touch Points" finden und regeln – Einbindung in die Organisation

Der Begriff "Touch Points", also "Berührungs- oder Kontaktpunkte", wird im Marketing im Zusammenhang mit den Kundenkontakten verwendet. Je mehr Touch Points es gibt und je besser an diesen Punkten gut gearbeitet wird, desto besser gestaltet sich die Kundenbeziehung und damit der Erfolg des Unternehmens.

Die Touch Points werden mithilfe der Kontaktpunktanalyse ermittelt. Überträgt man diese Vorgehensweise auf unser Thema, geht es darum, die Kontaktpunkte zwischen Mitarbeiter und Kanzlei sowie zwischen Mitarbeiter und Mandant zu ermitteln, und für diese Punkte sinnvolle Regelungen zu finden.

Stellen wir uns also den Bearbeitungsprozess vor und schauen uns die wichtigsten Kontaktpunkte an. Egal, ob Ihr Mitarbeiter im Home Office Löhne, Buchführung oder Abschlüsse und Steuererklärungen macht, sind die Kontaktpunkte im Wesentlichen die selben.

Erläuterung des Begriffs Home Office

Kontaktpunkt Arbeitsplanung und Kontrolle

Sobald der Mitarbeiter nicht mehr persönlich am Schreibtisch im Büro sitzt, überkommt Sie ein gewisser Kontrollverlust? Das ist verständlich. Schließlich können Sie schlecht kontrollieren, was der Mitarbeiter zu Hause macht oder eben nicht.

Aber schauen wir mal genau hin: Können Sie denn im Büro sehen, was Ihr Mitarbeiter den lieben langen Tag so macht? Sind Sie morgens immer die oder der Erste? Sind Sie permanent im Büro oder auch mal zu Außenterminen? Können Sie zu jedem Zeitpunkt jeden Arbeitsplatz einsehen?

Eine wirklich lückenlose Kontrolle ist weder bei Mitarbeitern im Büro noch im Home Office gegeben. In der Kanzlei nehmen aber die anderen Mitarbeiter allein durch ihre Anwesenheit eine gewisse Kontrollfunktion ein. Auch diese entfällt beim Home Office. Also müssen wir umdenken. Die Zeit können wir nicht kontrollieren. Wir können aber die Arbeitsergebnisse sehen.

Dafür ist es sinnvoll, jedem Mitarbeiter ein bestimmtes, seiner Arbeitszeit entsprechendes Arbeitspensum zuzuweisen. Viele Kanzleien arbeiten schon mit Sollzeiten, die aus Erfahrungswerten abgeleitet sind. Über diese Sollzeiten lassen sich die Aufträge auf die Mitarbeiter verteilen, die dann auch vom Honorar her dem Gehalt des Mitarbeiters entsprechen.

Die Erfolgskontrolle wird dann gerade für die Home Office Mitarbeiter deutlich einfacher. Im Prinzip ist es unerheblich, wie viel Zeit der Mitarbeiter tatsächlich mit dieser Arbeit verbringt – der eine ist zu Hause schneller, weil er weniger abgelenkt ist, der andere braucht mehr Zeit als im Büro, weil er z. B. durch kleine Kinder in der Konzentration gestört wird.

Damit sie sich die Arbeitsergebnisse nicht mühsam aus den Auswertungen ihres Softwareanbieters heraussuchen müssen, arbeiten manche Kanzleien schon mit einem "Erfolgsbericht", in den die Mitarbeiter selbst monatlich ihre Tätigkeiten mit dem daraus resultierenden Honorar sowie die nicht berechenbaren Stunden für Verwaltungstätigkeit eintragen.

Zu einer realistischen und flexiblen Arbeitsplanung und -kontrolle gehört natürlich auch immer die Abstimmung und somit die Kommunikation untereinander. Eine kurze aber regelmäßige Arbeitsbesprechung, die auch telefonisch bzw. per Online-Plattform (Skype, o. ä.) möglich ist, sollte daher auf keinen Fall fehlen.

Für die Sicherstellung der Qualität der Arbeit (fachlich/mandantenorientiert) empfiehlt sich das Arbeiten nach den Grundsätzen des Qualitätsmanagements mit entsprechenden einheitlichen Abläufen und Checklisten. Diese Vorgehensweise ist insbesondere bei neuen Mitarbeitern, die gleich ganz oder teilweise im Home Office arbeiten, unverzichtbar.

Kontaktpunkt Arbeitsvorbereitung

Die Form der Arbeitsunterlagen ist stark vom Digitalisierungsgrad der Kanzlei abhängig. Arbeitet die Kanzlei mit DMS, stehen dem Mitarbeiter alle Kanzleiunterlagen zur Verfügung. Hier wird klar, dass das papierlose Büro DIE Voraussetzung für modernes Arbeiten ist!

Tipp
Mandanten mit Papier-Unterlagen

Aufseiten der Mandanten wird aber häufig noch sehr viel mit Papier-Unterlagen gearbeitet. Ein wichtiger Kontaktpunkt ist also z. B. der Austausch der Belege für die Buchhaltung. Auf diesen persönlichen Kontaktpunkt sollten Sie auch bei Home Office nicht dauerhaft verzichten. Entweder der Mitarbeiter macht einen Termin im Büro oder zu Hause (natürlich nur mit dem Einverständnis des Mitarbeiters), bewährt hat sich aber auch das Abholen der Unterlagen beim Mandanten. Wichtig ist, dass gerade bei Änderung der Arbeitsform des Mitarbeiters der Mandant keinen "Qualitätsverlust" beim von ihm in der Regel so geschätzten persönlichen Kontakt fühlt.

 

 

Kontaktpunkt Rückfragen an Chef und Mandant

Währen der Bearbeitung kommen oft Rückfragen auf, die der Mitarbeiter mit Kollegen, dem Chef oder dem Mandanten klären muss. Hier gilt es auch, den jeweils angemessenen Kommunikationsweg zu finden. Die E-Mail nimmt in der gesamten Kanzleikommunikation heute einen immer größeren Stellenwert ein. Gerade aber bei der Klärung von fachlichen Fragen oder bei Entscheidungen ist die E-Mail nicht besonders geeignet, da sich beim Austausch von Informationen und Argumenten schnell ein lästiges "Ping-Pong-Spiel" entwickelt, das dann oft mehr Zeit kostet, als wenn die Beteiligten den Telefonhörer in die Hand genommen hätten.

Tipp
Die richtigen Kommunikationswege

Bei "klaren" Rückfragen (z. B. folgende Belege fehlen...) ist die E-Mail perfekt. Sobald es etwas komplexer wird, sollten Sie die Fragen besser telefonisch klären. Und um hier das ebenfalls lästige "Rückruf-Ping-Pong" zu vermeiden, sollte man per E-Mail einen Telefontermin vereinbaren. In dieser E-Mail können und sollten die wichtigsten Informationen und Aspekte für das kommende Gespräche schon genannt werden. Das alles gilt sowohl für Mandanten- wie auch für Chef-Gespräche. Für beide Kontaktpunkte gilt auch: Je mehr Fragen gebündelt werden können, desto entspannter gelingt die Abarbeitung. 

Kontaktpunkt Rückgabe Arbeitsergebnisse und Informationen

Nach der Bearbeitung müssen die Arbeitsergebnisse sowohl in der Kanzlei als auch beim Mandanten zur Verfügung stehen. Auch hier gilt es, den persönlichen Kontakt mit dem Mandanten zu pflegen. Aus der Bearbeitung ergeben sich aber meist auch Informationen, die für andere Kanzleimitglieder wichtig sind. Hier liegt eine wirkliche Besonderheit des Home Office: Der Informationsfluss, der sonst "nebenbei" über den Schreibtisch, am Drucker oder in der Teeküche passiert, muss im Fall des Home Office bewusst sichergestellt werden.

Hier ist die E-Mail der richtige Kommunikationsweg. Verpflichten Sie Ihre Home Office Mitarbeiter, bestimmte Informationen immer nach der Bearbeitung per E-Mail an Sie und/oder das Team weiterzugeben. Dabei geht es weniger um die "harten" Fakten. Diese können im Rahmen der Checkliste für die Kontenpflege, die Sie vielleicht in der Kanzlei schon einsetzen, dokumentiert werden. Es geht mehr um die "Soft Facts". Was ist beim Mandanten gerade los? Wie ist seine Stimmung? Ist er mit unserer Arbeit zufrieden?

Kontaktpunkt Kanzleibesprechung

Ebenso wie der Mitarbeiter seinen "Erkenntnisgewinn" in die Kanzlei zurückbringen muss, muss er auch über wichtige fachliche und organisatorische Änderungen in der Kanzlei informiert werden. Schließlich nimmt der Mitarbeiter ganz oder teilweise nicht am "Flurfunk" teil.

Verpflichten Sie also Ihre Home Office Mitarbeiter zumindest für einen Termin im Monat zur persönlichen Anwesenheit in der Kanzlei. Natürlich ist es manchmal schwierig, alle Mitarbeiter mit ihren individuellen Arbeitszeitmodellen unter einen Hut zu bekommen. Machen Sie sich aber bitte folgendes klar: In den meisten Fällen geht der Impuls zur Heimarbeit vom Mitarbeiter aus. Er hat den klaren Vorteil  auf seiner Seite, während Sie alles Notwendige dazu tun, ihm in seiner Lebenssituation ein optimales Arbeitsumfeld zu schaffen.

Im Gegenzug können Sie dem Mitarbeiter durchaus klar machen, dass im Interesse von Chef, Kollegen und Mandanten gewisse Zugeständnisse notwendig sind, um die Qualität der Arbeit langfristig zu gewährleisten.

Tipp
Elektronischen Flurfunk einführen

Es gibt K­­anzleien, die mit dem "elektronischen Flurfunk" arbeiten. Dabei handelt es sich um ein kleines "Kanzleitagebuch". Wichtige Ereignisse, wie neue Mandanten (bzw. Mandantenabgang), Urlaube, fachlich wichtige Neuigkeiten, Einladung zum Kuchen essen,...) werden einfach nach Datum locker in eine Word-Datei geschrieben, die jeder einsehen kann. Nicht nur für Home Office Mitarbeiter ist dies eine gute Informationsquelle. Auch Halbtagsmitarbeiter oder der Urlaubsheimkehrer wissen das Tagebuch zu schätzen. Durch diese Maßnahmen stellen Sie gleichzeitig zumindest eine grundsätzliche Integration in das Team sicher. Wenn Sie dafür sorgen, dass anlässlich der Kanzleibesprechung auch genug Zeit für den informellen Informationsaustausch bleibt (z. B. durch ein gemeinsames Frühstück/Mittagessen), verstärken Sie diesen Effekt noch.

Mehr zum idealen Kommunikationskreislauf in der Steuerkanzlei im Haufe Steuer Office lesen

 

 

Führung per Fernbedienung?

Die Organisation ist die eine Sache. Was bleibt ist die Führung des Mitarbeiters. Wenn Sie die oben genannten Kontaktpunkte beachten, haben sie schon ganz viel auch auf der Führungsebene getan. Da fehlt aber noch etwas... Natürlich führen Sie mit dem Home Office Mitarbeiter Jahres-Entwicklungsgespräche wie mit jedem anderen Mitarbeiter auch. Unterjährig fehlt jedoch oft der persönliche Kontakt. So besteht die Gefahr, Veränderungen im Verhalten des Mitarbeiters nicht rechtzeitig zu bemerken.

Achten sie also darauf, dass Sie sich bewusst "Rituale" schaffen, persönlich über das fachliche hinaus Kontakt zu pflegen. Das hört sich zwar nach Zeitaufwand an, aber bedenken Sie bitte, wie viel Zeit Sie den in der Kanzlei arbeitenden Mitarbeitern widmen – oder widmen müssen, weil diese Mitarbeiter jederzeit Ihre Aufmerksamkeit einfordern können. 

Halten Sie mit den Home Office Mitarbeitern vierteljährlich einen "Kanzleiplausch" unter 4 Augen, bei dem Sie Informationen informell austauschen und die Zufriedenheit des Mitarbeiters abfragen. Das ist auch die Gelegenheit, Ihr eigenes Feedback an den Mitarbeiter in Ruhe formulieren zu können. Meist reicht eine Viertelstunde aus.