Best Practice
Der Weg zur digitalen Kanzlei
Bei den DigiDays im Mai 2017 hat die Kanzlei Arndt | Bartsch & Partner aus Esens einen "Tag der offenen Tür" für 15 Steuerberater-Kolleginnen und -Kollegen aus dem delfi-net Netzwerk veranstaltet und dabei ihren Weg in die digitale Welt gezeigt.
Faktencheck: 2 Partner und 20 Mitarbeiter (davon 1 Steuerberaterin, 2 Fachwirte, 11 Fachangestellte, 4 Auszubildende), EDV-System Simba, Qualitätsmanagement seit 2009, Datenleitung 20/20 MBit.
Januar 2013 | Einführung Dokumentenmanagementsystem – alle internen Dokumente werden digitalisiert, die Papierbelege kommen ins Archiv am Dachboden. Nutzung ASP-Lösung |
| Juli 2013 | Einführung eines Kanzlei-Wiki auf Basis Confluence, einer Content Collaboration Software, um im Team gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten und interaktiv zu kommunizieren. Alle QM-Dokumente stehen hier den Mitarbeitern zur Verfügung. |
| Oktober 2015 | yTax – Plattform für Mandanten, um sämtliche Dokumente und Belege digital in die Kanzlei zu schicken. Mit dem Namen yTax und eigener Webseite www.ytax.de wird dies als eigene Marke aufgebaut. Zugang zu den Mandantenlösungen Fibu und Lohn. Zwei Mitarbeiter scannen zusätzlich eingehende Papierbelege der Mandanten ein, die nicht selbst digitalisieren wollen. Das übernimmt die Kanzlei als Serviceleistung. |
| März 2016 | Einführung OneNote, die Zettelwirtschaft hat ausgedient. Papier auf dem Schreibtisch wird damit überflüssig. |
| März 2016 | Die Mitarbeiter haben durchgehend 3 Monitore. |
Erforderliche Investitionen
Hardware
| ASP | pro Jahr | 30.000 EUR |
| 15 Scanner | je Arbeitsplatz 500 EUR | 7.500 EUR |
| 25 Monitore | je Arbeitsplatz 300 EUR | 25.000 EUR |
| 3. Screen | je Arbeitsplatz 500 EUR | 10.000 EUR |
| Arbeitsplatz-PCs | weitere 4 je 500 EUR | 2.000 EUR |
| iPad / Surface | 17.000 EUR |
Mitarbeitereinsatz
| Scanner-Arbeitskräfte | 2 Aushilfskräfte p. a. | 15.000 EUR |
| Mitarbeiterstunden | 1.000 Fortbildung / Einarbeitung | 20.000 EUR |
Software
| Kontoauszugsmanager mit gepflegter Lerndatei | |
| DMS | |
| Mandantenlösungen mit Schnittstellen Projekt yTax | 10.000 EUR |
| Officeprogramme mit OneNote – im Microsoft-Paket enthalten - Beratung OneNote | 5.000 EUR |
| Sicherungsroutine | 4.000 EUR |
| Collaboration Software Confluence | 700 EUR p. a. |
| Lohn-Schnittstelle von Dekodi | 500 EUR p. a. |
Nutzen / Ertrag
| Druckkostenersparnis p. a. | 10.000 EUR |
| Effizienzvorteil p. a. | 30.000 EUR |
| - bei Abschlusserstellung 20 % kürzere Bearbeitungszeiten | |
| - bei Fibu / Lohn Ablaufoptimierung um 15 % | |
| - Zeitersparnis bei Besprechungen | |
| - Zeitersparnis bei Suche von Belegen und Unterlagen | |
| - Vorteile bei Vor- und Nachbearbeitung und Kontrolle | |
| Marketing- und Wettbewerbsvorteil | |
| Effektive Nutzung des Homeoffice | |
| Individuelle Arbeitszeitmodelle möglich | |
| Arbeitspsychologie: der aufgeräumte Schreibtisch | |
| Jeder hat die komplette Kanzlei "im Blick" | |
| Mobiler Einsatz immer und überall – mit dem iPad und Dienstfahrrad zur Beratung bei den Mandanten (z. B. auf den Inseln) immer alles dabei | |
Zitat
StB Michael Arndt
"Wir haben jetzt eine perfekte Transparenz des Workflows in der Kanzlei und sparen dabei noch Kosten bei höherer Produktivität!"