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Bühnenbild - Der Weg zur digitalen Kanzlei

Best Practice

Der Weg zur digitalen Kanzlei

Bei den DigiDays im Mai 2017 hat die Kanzlei Arndt | Bartsch & Partner aus Esens einen "Tag der offenen Tür" für 15 Steuerberater-Kolleginnen und -Kollegen aus dem delfi-net Netzwerk veranstaltet und dabei ihren Weg in die digitale Welt gezeigt.

Faktencheck: 2 Partner und 20 Mitarbeiter (davon 1 Steuerberaterin, 2 Fachwirte, 11 Fachangestellte, 4 Auszubildende), EDV-System Simba, Qualitätsmanagement seit 2009, Datenleitung 20/20 MBit.

Dieser Beitrag entstand in Kooperation mit DELFI-NET - Das Steuerberaternetzwerk

Januar 2013

Einführung Dokumentenmanagementsystem – alle internen Dokumente werden digitalisiert, die Papierbelege kommen ins Archiv am Dachboden. Nutzung ASP-Lösung
Juli 2013Einführung eines Kanzlei-Wiki auf Basis Confluence, einer Content Collaboration Software, um im Team gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten und interaktiv zu kommunizieren. Alle QM-Dokumente stehen hier den Mitarbeitern zur Verfügung.
Oktober 2015

yTax – Plattform für Mandanten, um sämtliche Dokumente und Belege digital in die Kanzlei zu schicken. Mit dem Namen yTax und eigener Webseite www.ytax.de wird dies als eigene Marke aufgebaut. Zugang zu den Mandantenlösungen Fibu und Lohn. 

Zwei Mitarbeiter scannen zusätzlich eingehende Papierbelege der Mandanten ein, die nicht selbst digitalisieren wollen. Das übernimmt die Kanzlei als Serviceleistung.

März 2016Einführung OneNote, die Zettelwirtschaft hat ausgedient. Papier auf dem Schreibtisch wird damit überflüssig.
März 2016

Die Mitarbeiter haben durchgehend 3 Monitore.

 

 

Erforderliche Investitionen

Hardware

ASPpro Jahr30.000 EUR
15 Scannerje Arbeitsplatz 500 EUR7.500 EUR
25 Monitoreje Arbeitsplatz 300 EUR25.000 EUR
3. Screen

je Arbeitsplatz 500 EUR

10.000 EUR
Arbeitsplatz-PCsweitere 4 je 500 EUR2.000 EUR
iPad / Surface17.000 EUR

Mitarbeitereinsatz

Scanner-Arbeitskräfte2 Aushilfskräfte p. a.15.000 EUR
Mitarbeiterstunden1.000 Fortbildung / Einarbeitung 20.000 EUR

Software

Kontoauszugsmanager mit gepflegter Lerndatei
DMS
Mandantenlösungen mit Schnittstellen Projekt yTax10.000 EUR
Officeprogramme mit OneNote – im Microsoft-Paket enthalten - Beratung OneNote5.000 EUR
Sicherungsroutine4.000 EUR
Collaboration Software Confluence700 EUR p. a.
Lohn-Schnittstelle von Dekodi500 EUR p. a.

Nutzen / Ertrag

Druckkostenersparnis p. a.10.000 EUR
Effizienzvorteil p. a.30.000 EUR
- bei Abschlusserstellung 20 % kürzere Bearbeitungszeiten
- bei Fibu / Lohn Ablaufoptimierung um 15 %
- Zeitersparnis bei Besprechungen
- Zeitersparnis bei Suche von Belegen und Unterlagen
- Vorteile bei Vor- und Nachbearbeitung und Kontrolle
Marketing- und Wettbewerbsvorteil
Effektive Nutzung des Homeoffice
Individuelle Arbeitszeitmodelle möglich
Arbeitspsychologie: der aufgeräumte Schreibtisch
Jeder hat die komplette Kanzlei "im Blick"
Mobiler Einsatz immer und überall – mit dem iPad und Dienstfahrrad zur Beratung bei den Mandanten (z. B. auf den Inseln) immer alles dabei

Zitat
StB Michael Arndt

"Wir haben jetzt eine perfekte Transparenz des Workflows in der Kanzlei und sparen dabei noch Kosten bei höherer Produktivität!"