Kapazitätsplanung
Beispiel zur Einführung eines Kapazitätsbarometers
Haben Sie keine keine Zeit für das Projekt Digitalisierung? In 3 Schritten ermitteln Sie Ihre freien Kapazitäten.
Sie haben sicher schon angefangen. Zumindest einige Ihrer Mandanten arbeiten schon mit einer Lösung zur digitalen Buchführung und vielleicht haben Sie auch schon eine App? Man könnte und müsste natürlich noch viel mehr tun. Wenn das Geschäftsfeld Buchführung "morgen" kleiner wird, sollte der durch die Automatisierung verursachte Umsatzrückgang durch Beratungsleistungen aufgefangen werden.
Das Problem: Woher nehmen Sie bei all dem Alltagsstress noch die Zeit? Und es ist ja nicht so, dass "nur" die Digitalisierung ansteht. Gesetzgeber und Finanzverwaltung bescheren uns in schöner Regelmäßigkeit neue Projekte, die auch nicht warten können.
Die Lösung hört sich erst mal fast zu einfach und dabei aber auch kaum machbar an: Ohne die Delegation zumindest eines Teils Ihrer bisherigen Arbeit auf die Mitarbeiter bleiben Sie der ewige Flaschenhals.
Schritt 1: Das Chef Belastungs EKG
Erstellen Sie ein "Belastungs EKG" für Ihre Kanzlei. Das geht ganz gut mit Excel. Zunächst machen Sie das für sich persönlich. Die Tabelle kann so aussehen:
Hier listen Sie alle Ihre Tätigkeiten auf, die Ihnen einfallen. Für jede Tätigkeit geben Sie die Zeit vor, die Sie dafür ungefähr brauchen. Die Tabelle summiert dann automatisch auf. In der Tabelle oben sehen Sie Vorschläge – das kann aber bei Ihnen auch ganz anders sein. Da die Tabelle auf der Anzahl der von Ihnen zu betreuenden Mandanten beruht, werden Sie schnell sehen, welcher Zeitaufwand durch die Mandantenkontakte quasi fest verplant ist.
Schritt 2: Die Mitarbeiterauslastung
Wenn Sie Arbeit an Ihre Mitarbeiter delegieren wollen, müssen auch Ihre Mitarbeiter Zeit haben. Also brauchen Sie ein Belastungs EKG auch für Ihre Mitarbeiter. Ohne die Kapazität Ihrer Mitarbeiter zu kennen, bewegen Sie sich nicht nur beim Thema Delegieren, sondern auch z. B. beim Thema (Neu-)Mandanten verteilen im Blindflug. Unser Tipp: Schauen Sie auch an, in wieweit Ihre Mitarbeiter durch die festen Aufträge von Fibu/Lohn und Bilanz in Anspruch genommen werden. Auch hier ein Beispiel:
Die gesamt pro Monat/Jahr (je nachdem, wie Sie es aufziehen wollen) zur Verfügung stehende Zeit der einzelnen Mitarbeiter können Sie z. B. so ermitteln:
Aus diesen Zusammenstellungen ergibt sich die freie Zeit Ihrer Mitarbeiter.
Schritt 3: Die Minus-Plus Tabelle
Nun können Sie schauen, welche Tätigkeiten bei Ihnen delegationsfähig sind, und wo Zeit und Kompetenz bei den Mitarbeitern vorhanden ist. Ergänzen Sie das Chef Belastungs EKG um Spalten für die Mitarbeiter und delegieren Sie:
Fazit
Ohne entsprechende Kapazitäten werden Sie beim Thema Digitalisierung nicht vorankommen. In vielen Kanzleien fehlen Kapazitäten nicht zuletzt wegen des Fachkräftemangels.
Unser Tipp: Verstärken Sie in solchen Fällen Ihr Team mit "Projektkräften". So werden Sie die Erfahrung machen, dass z. B. Werkstudenten gerade beim Thema Digitalisierung sehr gut eingesetzt werden können. Auch Assistenzkräfte (früher: Sekretariat) können die Fachkräfte (und Sie persönlich) entlasten. Unterschätzen Sie auch Auszubildende nicht – sie sind meist schon "digital" unterwegs und es fällt ihnen leicht, sich in solche Themen einzuarbeiten.