Wie viel Zeit ver(sch)wenden Sie und Ihre Mitarbeiter Tag für Tag um Ordner oder Belege zu suchen, den Mailposteingang zu verwalten und Unterlagen abzulegen?

Aus der Zeiterfassung lässt sich das gar nicht so leicht herausfinden. Doch gefühlt und spontan werden die meisten Mitarbeiter einen hohen Prozentteil nennen. Und je mehr Sie und Ihre Mitarbeiter noch mit Papierunterlagen arbeiten, desto mehr Reibungsverlust haben Sie beim Informationsfluss. In einer Studie von McKinsey von 2012 – als Dokumentenmanagementsysteme noch nicht der durchgesetzte Arbeitsstandard waren – wurden folgende Werte für Wissensarbeiter ermittelt:

Dokumentenmanagementsysteme (DMS)

Dokumentenmanagementsystem oder DMS bezeichnet die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente und im erweiterten Sinn die Verwaltung digitalisierter, ursprünglich papiergebundener Schriftstücke in elektronischen Systemen.

Laut STAX 2015 nutzen 48,4 % der Kanzleien ein DMS. Wenn Sie zu den anderen 51,6 % gehören, haben Sie jetzt die Chance, Ihre Prozesse erheblich effizienter zu gestalten.

Sehen wir uns an dieser Stelle einmal nur die kanzleiinternen Prozesse an. Viele Kanzleien führen hier noch ein Doppelleben oder zeitgemäß ausgedrückt: sind hybrid. Das heißt, parallel werden Dateien und Papierunterlagen genutzt. Was sich im Ordner findet, ist auch als Datei abgelegt. Dem Papier wird aus Gewohnheit oder Unsicherheit mehr vertraut. Das Abarbeiten erfolgt auf den Papierbelegen, sodass

• Ordner an den Schreibtisch holen
• als Dateien vorhandene Arbeitspapiere ausdrucken
• auf Papier bearbeiten
• wieder Einscannen als Datei
• Papier im Ordner ablegen
• Ordner zurück an seinen Platz

einen Arbeitsschritt ganz schön aufblähen kann. In der digitalen Welt sieht das so aus:

• Datei aus dem digitalen Ordner aufrufen
• Bearbeiten
• Speichern

Welche kanzleiinternen Prozesse sind betroffen?

• Die Aktenpflege – für jedes Jahr | jeden Mandanten | jeden Leistungsbereich gibt es einen eigenen physischen Ordner. Abgesehen vom Platzbedarf sind Ihre Mitarbeiter mit jährlicher Anlage, Ausdrucken und Ablegen gut beschäftigt.
• Arbeitsunterlagen zu den Leistungsprozessen Fibu, Lohn, Abschluss, Steuern bearbeiten
• Interne Kanzleidokumente wie Checklisten, Mustervorlagen, Textbausteine verwalten
• Informationsweitergabe und Abstimmung untereinander per Post-It oder Mail

Das ist keine abschließende Aufzählung. Sehen Sie sich in Ihrer Kanzlei um und Sie werden noch einige Ecken entdecken, die dieses Doppelleben führen. Hier anzusetzen ist grundsätzlich einer der ersten und lohnendsten Schritte in die digitale Welt.

Collaboration Tools

Wenn Sie bereits ein DMS im Einsatz haben, ist das der nächste große Schritt in der digitalen Zusammenarbeit in der Kanzlei. Mit den Begriffen "Collaboration Tools", "Collaboration Software" oder eingedeutscht "Kollaborationssoftware" werden Software bzw. Cloud-Anwendungen bezeichnet, die es Menschen ermöglichen an einer Aufgabe, einem Projekt, einer Datei über Computernetzwerke hinweg zusammen zu arbeiten und in einer Gruppe zu kommunizieren und diese zu verwalten.

Wenn Sie diesen Begriff bis jetzt noch nicht gehört haben, stellen Sie sich der Einfachheit halber vor, Sie hätten ein kanzleiinternes facebook mit Wiki, DMS und Kalender. Gerade aufgrund der einfacheren Kommunikationsmöglichkeiten untereinander in Chats und durch das Verbreiten von Neuigkeiten über Statusmeldungen (Posts) wird diesen Tools nachgesagt, dass sie die klassischen E-Mails nahezu vollständig ablösen werden.

Das ist für den Großteil der Kanzleien noch komplettes Neuland und steuerberaterspezifische Lösungen dazu sind noch nicht am Markt. Doch wenn Sie zum Typ Innovationsführer gehören, können Sie sich diese Lösungen dazu einmal ansehen:

• www.bitrix24.de
• www.just-social.de

Vor allem in Hinblick auf die zunehmende Projektarbeit in der Beratung sind dies die zukunftsweisenden Lösungen für die Zusammenarbeit und Kommunikation in der Kanzlei und auch mit den Mandanten.

Mögliche Zeitersparnis insgesamt

McKinsey ist bei ihrer Studie (2012) noch einen Schritt weiter gegangen und hat aufgezeigt, welcher Zeitgewinn durch die Nutzung sozialer Tools für Zusammenarbeit erzielt werden kann. Das Ergebnis mit einer Gesamtproduktivitätssteigerung von 20 – 25 % lässt sich sehen: