Brennpunkt

Digitale Kompetenz

Wie Sie mit Ihren Mitarbeitern erfolgreich in die Zukunft steuern

Was beschäftigt Sie gerade in der Kanzlei? Welches sind Ihre größten Herausforderungen? Mit welchen Fragestellungen haben Sie sich bei Ihrer Kanzleiplanung für das nächste Jahr auseinandergesetzt? Die Schreibtische sind in den meisten Kanzleien voll, über Arbeitsmangel beklagen sich die wenigsten. GoBD, Kassenvorschriften und verschärfte Betriebsprüfungen sorgen für Informations- und Handlungsbedarf beim Mandanten. Das Tagesgeschäft abzuwickeln und dabei die laufend steigenden Anforderungen der Mandanten unter einen Hut zu bekommen, ist anspruchsvoll und lässt kaum Luft, um sich über die Entwicklung der Kanzlei Gedanken zu machen. Dazu kommt, dass der wirtschaftliche Erfolg in den meisten Kanzleien noch keinen Anlass zur Besorgnis gibt. Doch wer die einschlägigen Medien verfolgt und im letzten Jahr Messen oder Branchen-Kongresse besucht hat, hat höchstwahrscheinlich zu den folgenden zwei Themen etwas gelesen oder einen Vortrag dazu gehört:

  • Fachkräftemangel
  • Digitalisierung 

Dieser Beitrag entstand in Kooperation mit DELFI-NET - Das Steuerberaternetzwerk

Was erwartet mich in diesem Beitrag?

Die Relevanz dieser beiden Themen bestätigt auch eine aktuelle Studie: Laut des Sozialwissenschaftlichen Instituts Schad (S.W.I.) im Auftrag des Handelsblatts im März 2017 ist die Mitarbeitergewinnung die größte Herausforderung für Kanzleien. Gefragt wurde konkret "Was sind die größten Herausforderungen für ihren zukünftigen Erfolg?" Geantwortet haben rund 1.400 Berater. Am häufigsten nannten sie die Rekrutierung geeigneter Mitarbeiter (83 %). Danach folgte die "fortschreitende Technisierung/Digitalisierung" (69 %).

Mitarbeitermangel-Problematik wird sich noch verschärfen

Wer in letzter Zeit einen Mitarbeiter gesucht hat, konnte am eigenen Leib spüren was es heißt, dass der Markt leergefegt ist. Auf klassische Stellenanzeigen erfolgen kaum noch Reaktionen und die Bewerbungen, die eingehen, passen nicht zur gewünschten Stelle.

Zur Beruhigung für den Moment: Laut STAX 2015 – der umfassenden Mitgliederbefragung der Bundessteuerberaterkammer – hatten nur 13,4 % der 3.645 teilnehmenden Kanzleien im Schnitt zwei unbesetzte Stellen. Ein Großteil bleibt insgesamt wohl noch von diesem Thema verschont. Doch durch den demografischen Wandel wird sich die Suche in den nächsten Jahren sicherlich verschärfen. Für ältere Mitarbeiter, die in Ruhestand gehen, findet sich später einmal möglicherweise kein passender Ersatz. Also woher die guten Kräfte nehmen, wenn nicht stehlen.

Gleichzeitig fallen Jobs weg

Gleichzeitig wird prophezeit, dass durch den digitalen Wandel Millionen von Jobs wegfallen. Wirft man einen Blick in den Job-Futuromat, den die ARD im Oktober 2016 im Rahmen der Themenwoche Zukunft der Arbeit entwickelt hat, lautet die Aussage für den Beruf Steuerfachangestellte/r: "83 % der Tätigkeiten in diesem Beruf könnten schon heute Maschinen übernehmen". Für den Beruf Steuerberater sieht es etwas rosiger aus, da sind es "nur" 45 % der Tätigkeiten. Übrigens, die Betonung hier liegt auf schon heute, also nicht erst in 10 oder 20 Jahren.

Exponentielles Wachstum

Wie viel an diesen Zahlen Schwarzmalerei ist, sei dahingestellt. Und im ersten Moment denken viele "So schlimm wird es schon nicht kommen". Doch wer einmal 20 Jahre zurückblickt und überlegt, welche und wie viele Änderungen in dieser Zeit bewältigt wurden, sieht laut Zukunftsforschern eine ähnliche Veränderungsmenge in den nächsten 5 Jahren auf sich zukommen. Die Rede ist von exponentiellem Wachstum im Unterschied zum linearen. Lineares Denken ist menschlich, exponentielles übersteigt unser Vorstellungsvermögen. Ein schönes Beispiel dazu (die Geschichte mit dem Schachbrett kennen die meisten inzwischen): wie weit 30 Schritte sind kann jeder einschätzen. Das ist ein Erfahrungswert und je nach dem wo Sie stehen, sehen Sie sogar, wo Sie am Ende stehen werden. Aber was ist mit 30 "exponentiellen Schritten": Wie weit gelangt man, wenn sich die Schritte immer weiter potenzieren: 1, 2, 4, 16, ...? 30 exponentielle Schritte würden ausreichen, um die Erde 26 Mal zu umrunden. Oder um zweieinhalb Mal zum Mond zu gelangen. Und in diesem Tempo wandeln sich Technologien - und mit ihnen ganze Branchen.

Angela Hamatschek: Steuerkanzleien im digitalen Wandel
Die Arbeitsschwerpunkte verändern sich durch Automatisierung

Welchen Wandel die Steuerberatung konkret durchlaufen wird, bleibt abzuwarten. Auf eines sollte sich allerdings jeder in diesem Zusammenhang einstellen: das Berufsbild, die Arbeitsbereiche und Aufgaben werden sich weiter verändern. Wie genau, zeigt Ihnen der Beitrag "Lösungen – wie Sie digitale Kompetenz aufbauen". Doch das ist kein Grund zur Besorgnis, im Gegenteil: darin stecken viele Chancen für Kanzleien. Und wer sich jetzt damit auseinandersetzt, macht seine Kanzlei zukunftsfest. 

Für Steuerkanzleien sind der Fachkräftemangel einerseits und die Einführung automatisierter Prozesse dringende Herausforderungen. Die Kombination dieser beiden Aspekte könnte den Lösungsweg vorgeben. In der Regel werden die Themen Rekrutierung und Digitalisierung allerdings getrennt voneinander diskutiert. Dabei liegt im digitalen Wandel ein Schlüsselfaktor für die Kanzlei der Zukunft. Wenn es gelingt, über digitale Arbeitsprozesse die Abläufe intern und mit dem Mandanten schlanker zu gestalten, sinkt der Bedarf an steuerlichen Fachkräften.

Zukunftsforscher Hans W. Opaschowski hat zu dieser Entwicklung bereits 2008 in seinem Buch „Deutschland 2030“ eine neue Arbeitsformel prophezeit:

0,5 x 2 x 3

Im Jahr 2030 werden die Hälfte der Menschen das Doppelte verdienen und das Dreifache arbeiten müssen. Das klingt nicht gerade nach rosiger Zukunft aus Arbeitnehmersicht. Die eine Hälfte schuftet sich bildlich gesprochen zu Tode und die andere ist arbeitslos. Doch was wäre, wenn sich diese Arbeitsformel anpassen lässt in:

1 x 2 x 2

Die gleiche Anzahl Mitarbeiter wie heute verdient das Doppelte und bewältigt das doppelte Arbeitsvolumen. Oder – für die Mitarbeiter möglicherweise noch attraktiver – die Mitarbeiter schaffen die gleiche Arbeit wie heute in der Hälfte der Zeit. Mit der Digitalisierung sind viele Varianten denkbar und Wachstum um jeden Preis ist schon lange nicht mehr für jeden erstrebenswert. Arbeits- und Lebensqualität stehen im Vordergrund und können hier passend miteinander kombiniert werden.

Und wodurch wird es möglich, das doppelte Gehalt zu erwirtschaften? Durch den Wegfall von Routinetätigkeiten wird Raum für wertvolle und für den Mandanten nutzenstiftende Beratung geschaffen. Vom Abwickler der Buchhaltung zur Unterstützung bei der Geschäftsführung. Die Interpretation der Zahlen steht im Vordergrund statt Abschlussbuchungen zu tätigen. Vom Zahlenfriedhof der Vergangenheit zur Geburtshilfe für tagaktuelle Entscheidungen. Die Mitarbeiter werden zu Informanten im Unternehmeralltag und der Steuerberater zum Coach in allen Finanz- und Lebensfragen.

Das bedeutet natürlich Ausbildung im Bereich Kommunikations- und Beratungskompetenz. Doch gepaart mit digitalen Arbeitsweisen können Sie so in Zukunft höhere Honorare erzielen bei entspannterem Arbeiten. Was bedeutet das konkret im Kanzleialltag? Warum wird der digitale Wandel noch lange nicht in allen Kanzleien vollzogen, wenn er so viel Effizienzgewinn verspricht?

Verhinderer Nummer 1: Hohe Auslastung, eigene Einstellung

Der offensichtliche Grund, der eingangs schon erwähnt wurde: die Arbeitsbelastung durch das Tagesgeschäft ist groß, der Veränderungsdruck von außen noch gering. Dazu kommt, dass das Gros der Steuerberater tendenziell Veränderungen gegenüber zurückhaltend ist und der Erfolg ihnen Recht gab. Zu welchem Typ Kanzleiinhaber zählen Sie sich an dieser Stelle (die Typen sind natürlich nur grob umrissen)?

Zusatzinformationen im Haufe Steuer Office: Kennen Sie das Verfallsdatum Ihrer Steuerkanzlei?

 

Typ 1: Traditionalist
Nach dem Motto "Never change a winning system"

Sie sind seit vielen Jahren erfolgreich und sehen keinen Bedarf, etwas zu verändern. Neue Technologien werden immer erst dann akzeptiert, wenn sie sich als neuer Arbeitsstandard etabliert haben.

Dann gehören Sie zu den über 50 % der Kanzleien laut STAX 2015, die noch kein Dokumentenmanagementsystem haben und den Pendelordner für das Maß aller Dinge halten, also keinen digitalen Belegaustausch nutzen.

 

 

Typ 2: Interessiert Abwartend
Erstmal die anderen die Fehler machen lassen

Sie stehen Neuem grundsätzlich aufgeschlossen gegenüber, schätzen aber ein stabiles Umfeld. Wenn Sie ausreichend Erfahrungsberichte gelesen und von Bekannten positive Rückmeldung bekommen, lassen Sie sich überzeugen. Sie sind gerade dabei, ein DMS zu installieren oder haben es in den letzten 2 Jahren getan. Mit etwa 20 % Ihrer Mandanten arbeiten Sie auf digitalem Weg zusammen. In diesem Feld bewegen sich ca. 30 % der Kanzleien.

 

 

 

Typ 3: Innovationsführer
Nach dem Motto "Den Vorsprung nutzen"

Sie sind bei jeder Pilotphase dabei und scheuen auch Rückschläge nicht. Sie nutzen Ihr Wissen über den technologischen Fortschritt, um sich neue Mandantenkreise zu erschließen. Sie arbeiten mit Ihren Mandanten digital zusammen – gern mit Beleg-App – sehen facebook positiv als weiteren Kanal, um mit Mandanten und potenziellen Mitarbeitern zu kommunizieren und hören den Kanzleifunk der Steuerköpfe. Als einer der rd. 20 % Innovationsführer dürfen Sie jetzt gern weiterlesen und sich bestätigen lassen, doch Sie wissen bzw. ahnen schon, was kommt.

Von den 80 % der Kanzleien der Typen 1 und 2 werden nach unserer Einschätzung 30 % in 5 Jahren vom Markt verschwunden sein. Sei es aus Altersgründen (weil der Senior keinen Nachfolger findet), oder weil die viel beschworene Disruption der Steuerberaterbranche tatsächlich noch ein Erdbeben auslöst und aufgrund der Automatisierung 90 % der Routinetätigkeiten von Programmen und Algorithmen erledigt werden – dann könnte es ein paar mehr Kanzleien erwischen, wenn kein adäquater Honorarersatz durch konkrete Beratungsangebote aufgebaut wurde. Und selbst wenn sie nicht komplett verschwinden, werden diese Kanzleien mit Gewinneinbußen konfrontiert sein bzw. nicht mehr dauerhaft rentabel wirtschaften können.

  • "Ach was, Steuerberater wird es immer geben, dafür sorgt ja schon der deutsche Gesetzesgeber",
  • "Was für ein Quatsch, unsere qualitative Arbeit ist durch nichts zu ersetzen",
  • "Mandanten wollen von Menschen beraten werden, nicht von Maschinen",

werden Sie jetzt vermutlich innerlich rufen (wenn Sie zu den 30 % gehören).

Die digitale Realität heute

Doch die Welt sieht heute schon anders aus:

  • Die DATEV bietet bereits heute in Österreich DIGIMATISIERUNG® an. Ein System zur voll automatisieren Erkennung von Buchungssätzen. Bis zu 90 % einer Buchhaltung können damit abgewickelt werden, ohne dass ein Mitarbeiter einen Finger rührt. Für Deutschland wurde dazu aktuell eine Machbarkeitsstudie präsentiert.
  • In Amerika hat das größte Steuerberater-Franchise-Unternehmen H&R Block zusammen mit IBM Watson ein System entwickelt, dass mithilfe künstlicher Intelligenz die bestmöglichen Steuergestaltungsvorschläge für Einkommensteuermandanten generiert. Das System greift dazu auf das komplette Wissen im Internet zu und kann abgleichen, welche Absetzmöglichkeiten andere Steuerpflichtige genutzt haben, die ähnliche Merkmale wie der aktuelle Mandant aufweisen – analog dem Amazon-Empfehlungsmodus.
  • Aber auch ohne künstliche Intelligenz: Sehen Sie sich einfach einmal den Service von smartsteuer.de an – dann bekommen Sie ein Gefühl dafür, wie einfach es wirklich auch für Otto-Normal-Verbraucher ist, eine Einkommensteuererklärung zu erstellen. Ganz ohne Expertenwissen. Tipp am Rande: wenn Sie Auszubildende haben, ist das ein ideales Instrument zum Lernen.
  • In Australien agieren inzwischen die verschiedenen Cloud-Rechnungswesen-Lösungen direkt miteinander. Schreibt z. B. ein Unternehmer in Quickbooks eine Rechnung an einen anderen Unternehmer, der Xero verwendet, landet diese Rechnung ohne Zwischenschritt direkt in dessen Buchhaltung, ist bereits verbucht und steht zur Zahlung bereit. Je mehr Schnittstellen miteinander kommunizieren, desto mehr Automatisierung wird möglich. In diesem Bereich passiert auch gerade in Deutschland exponentiell viel und wird die Art und Weise, wie Buchhaltung abgewickelt wird, komplett umkrempeln. Die Cloud-Lösungen schießen wie Pilze aus dem Boden und verbinden immer mehr Anwendungen. Vom Rechnungseingang, der über getmyinvoices.de automatisch statt im E-Mail-Postfach in der Buchhaltung landet, über Bankkonten wie holvi.de, die direkt bei den Geldflüssen auf dem Bankkonto den Geschäftsvorfall verbuchen. Auch das Buchhaltungsprogramm lexoffice erledigt die Buchhaltung schon fast automatisch. Während man den Kunden Rechnungen schreibt oder Rechnungen von Lieferanten erfasst und bezahlt werden, erstellt lexoffice im Hintergrund schon die wichtigsten Buchungen. Auch der Steuerberater ist von Anfang an mit im Boot, da er immer und überall auf die Unternehmensdaten zugreifen kann und ein DATEV-Export möglich ist.

Je länger Sie abwarten, desto weniger Zeit bleibt Ihnen, wenn der digitale Zug tatsächlich Fahrt aufnimmt. Nutzen Sie jetzt die Chancen, um Ihre Kanzlei mit Ihren und für Ihre Mitarbeiter zu einem nachhaltigen Arbeitsplatz umzugestalten.

Verhinderer Nummer 2: Mitarbeiter als Bewahrer des Bewährten

Und damit sind wir beim zweiten Hinderungsgrund. Veränderungen brauchen Zeit und wenn Ihre Mitarbeiter heute bis zum Anschlag mit Buchhaltung & Co. ausgelastet sind, dann werden sie sich erst einmal mit Händen und Füßen dagegen wehren, neue Arbeitsabläufe und Techniken zu lernen und sich umzustellen.

  • "Das haben wir doch immer so gemacht",
  • "Bis jetzt hat es doch gut funktioniert",
  • "Das brauchen unsere Mandanten nicht",

sind die klassischen Totschlagargumente, mit denen Mitarbeiter kontern. Hier ist es wichtig, dass Sie Ihre Mitarbeiter ernst nehmen und erstens aufzeigen, warum der Weg in die digitale Welt sinnvoll ist und zweitens, wie Sie gemeinsam die Hürden meistern und negative Auswirkungen verhindern. Wie Sie das konkret machen, finden Sie im Beitrag "Die 5 häufigsten ABER und wie sie damit umgehen".

Ein Argument, mit dem Sie die Aufmerksamkeit Ihrer Mitarbeiter gewinnen, können Sie auf jeden Fall ins Feld führen: 

Die flexible Arbeitsplatzgestaltung

Nicht zu verwechseln mit "Immerzu und von überall Arbeiten". Das 100 % Home Office ist für die meisten Mitarbeiter weder wünschenswert noch für die Kanzlei sinnvoll. Doch die Möglichkeit durch einen zweiten Arbeitsplatz zu Hause den Tagesablauf flexibler gestalten zu können, ist für viele attraktiv. Kinder, pflegebedürftige Eltern oder auch Enkelkinder erfordern in den heutigen Familienstrukturen ganz anderen Einsatz als in der klassischen Familie aus dem letzten Jahrhundert.

Dafür benötigen Sie natürlich ein paar Spielregeln und technische Voraussetzungen, die im Beitrag "Mitarbeiter im Home Office" erläutert werden. Als familienfreundlicher Arbeitgeber binden Sie damit Ihre bestehenden Mitarbeiter und werden attraktiv für künftige.

Sinnvoller Mitarbeitereinsatz und digitale Kompetenz – die Chancen nutzen

Spielen Sie es in Gedanken einmal durch: Was wäre, wenn Sie und Ihre Mitarbeiter ab morgen nur noch das tun, was ihrer jeweiligen Qualifikation entspricht und vom Mandanten entsprechend honoriert wird.

  • Wie würde das den Kanzleialltag verändern?
  • Wie sieht dann konkret die Aufgabenverteilung aus?
  • Welche Qualifikationen sind erforderlich in der Kanzlei?
  • An wen kann was delegiert werden?
  • Welche Technik wird für eine möglichst reibungslose Zusammenarbeit benötigt?

Dazu finden Sie in den Beiträgen

wertvolle Hinweise.

Online-Seminar: Sie erfahren, welche Marktentwicklungen heute bereits die Steuerberatungskanzleien verändern und wie sie aktiv damit umgehen können.

> Nutzer eines Haufe Steuer Office können sich direkt über ihr Produkt anmelden

> Kostenfreie Registrierung und Anmeldung für Besucher ohne Haufe Steuer Office

Ihre Referentin: Angela Hamatschek

Mithilfe der Digitalisierung haben Sie die Chance, die Arbeitsabläufe und Strukturen zu hinterfragen und neu zu organisieren, um Arbeitsbelastung zu reduzieren und Kapazitäten für Ausbildung und neue Aufgaben freizusetzen - und mit den höherwertigen Aufgaben auch der Qualifikation von Steuerfachangestellten oder Steuerfachwirten gerecht zu werden.

Denn der digitale Wandel bedeutet nicht, Papier durch Dateien zu ersetzen und ansonsten weiter zu machen wie bisher. Es geht um eine neue Form der Zusammenarbeit sowohl bei den internen Prozessen als auch der Zusammenarbeit mit Mandanten. 

Wer das verstanden und umgesetzt hat, profitiert von bis zu 25 % schlankeren Abläufen und bietet darüber hinaus für Mitarbeiter einen attraktiven zukunftssicheren Arbeitsplatz.